Komórki organizacyjne (referaty):

• Urząd Stanu Cywilnego, Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego;

• Referat Finansowo-Budżetowy;

•  Referat Ochrony Środowiska i Rolnictwa;  

• Referat Rozwoju i Infrastruktury Społecznej;

• Referat Nieruchomości i Planowania Przestrzennego

• Referat Dróg Gminnych, Inwestycji i Pozyskiwania Funduszy

Samodzielne stanowiska do spraw:

• obsługi biura Rady Miejskiej;

• organizacyjnych i obsługi sekretariatu;

• kadr i archiwizacji akt;

• administracyjnych, gospodarczych i uzależnień;

• kontroli wewnętrznej;

• Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Inspektor ochrony danych (PIN, IOD)

• Zespół informatyków

Najważniejsze zadania realizowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych w Urzędzie Miejskim w Zawadzkiem

Zadania realizowane w Urzędzie Stanu Cywilnego, Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego wynikają z przepisów prawa, a w szczególności z ustaw: Prawo o aktach stanu cywilnego, Kodeks rodzinny i opiekuńczy, o zmianie imienia i nazwiska, o ewidencji ludności, o dowodach osobistych, Prawa o zgromadzeniach, o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, o zarządzaniu kryzysowym, o ochronie przeciwpożarowej i innych przepisach prawa.

 

Wybrane zadania, to:

1. Wydawanie zaświadczeń oraz odpisów aktów stanu cywilnego.

2. Rejestracja stanu cywilnego osób w formie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.

3. Przyjmowanie oświadczeń: o wstąpieniu w związek małżeński, o stanie wolnym, o wyborze nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego, osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego oraz oświadczeń mających wpływ na treść aktów urodzeń.

4. Wydawanie zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz dokumentów do zawarcia małżeństw z cudzoziemcami oraz zaświadczeń w sprawie zawarcia małżeństwa za granicą.

5. Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania na ślub.

6. Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie zmiany imion i nazwisk.

7. Nadanie numeru PESEL w przypadku rejestracji urodzenia dziecka.

8. Wydawanie zgody na zawarcie małżeństwa poza lokalem Urzędu Stanu Cywilnego.

9. Realizacja zadań wynikających z przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych, w tym prowadzenie spraw administracyjnych związanych z wydaniem, wymianą i utratą dowodów osobistych oraz nadzór nad prowadzeniem ewidencji ludności i stała aktualizacja komputerowej bazy danych.

10. Prowadzenie rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL.

11. Dokonywanie zameldowania i wymeldowania na pobyt stały i pobyt czasowy oraz przyjmowanie zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.

12. Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych.

13. Realizacja spraw konsularnych w zakresie dotyczącym mieszkańców przebywających za granicą.

14. Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności i dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz danych z rejestru mieszkańców i zamieszkania cudzoziemców, zbioru PESEL oraz rejestru dowodów osobistych.

15. Prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców, aktualizacja danych, sporządzanie zestawień oraz należyte zabezpieczenie i ochrona zbioru danych.

16. Prowadzenie rejestru dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu.

17. Realizowanie uprawnienia do potwierdzania, przedłużania ważności, unieważniania profilu zaufanego ePUAP w ramach punktu potwierdzającego profil zaufany ePUAP na mocy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

18. Realizowanie zadań gminy na podstawie przepisów prawa z zakresu obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i ochrony przeciwpożarowej (bezpieczeństwo publiczne, ochrona ludności, zapobieganie sytuacjom kryzysowym, kwalifikacja wojskowa, zezwolenia na organizację imprez masowych, artystycznych i rozrywkowych i inne).

 

Do zadań realizowanych w Referacie Finansowo-Budżetowym należy w szczególności:

1. Prowadzenie rachunkowości organu finansowego gminy i urzędu oraz zapewnienie obsługi finansowo-księgowej urzędu.

2. Prowadzenie obsługi kasowej urzędu.

3. Prowadzenie ewidencji majątku urzędu i rozliczanie inwentaryzacji.

4. Przygotowywanie projektu budżetu gminy, informacji z przebiegu wykonania budżetu oraz kontrola systemu wydatkowania środków budżetowych.

5. Prowadzenie kontroli podatkowej i finansowej oraz kontrolowanie planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych.

6. Dochodzenie należności budżetu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

7. Ewidencja dotacji oraz dokonywanie zwrotu środków przyznanej dotacji.

8. Naliczanie funduszu sołeckiego i wnioskowanie o zwrot części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego.

9. Prowadzenie spraw w zakresie płac i świadczeń pracowniczych.

10. Dokonywanie wymiaru podatku i opłat.

11. Przeprowadzanie postępowań egzekucyjnych w stosunku do podatników zalegających z płatnościami oraz wykonywanie czynności związanych z zastosowaniem środków egzekucyjnych (upomnienia, tytuły wykonawcze i inne).

12. Prowadzenie spraw dotyczących ulg i zwolnień ustawowych.

13. Wystawianie zaświadczeń na wniosek podatników.

14. Prowadzenie spraw dotyczących odraczania terminów płatności podatków i opłat, rozkładania na raty lub zaległości dotyczących podatków lub opłat wraz z odsetkami za zwłokę oraz umarzania zaległości i odsetek.

15. Nadzorowanie i kontrola systemu poboru i egzekucji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz prowadzenie postępowań w zakresie weryfikacji poprawności złożonych deklaracji w sprawie wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

16. Prowadzenie spraw związanych ze zwrotem części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

 

Zadania realizowane w Referacie Ochrony Środowiska i Rolnictwa wynikają z przepisów prawa, a w szczególności z ustaw: Prawo ochrony środowiska, Prawo wodne, Prawo geologiczne i górnicze, o ochronie przyrody, o ochronie zwierząt, o lasach, o ochronie gruntów rolnych i leśnych i innych przepisów prawa.

Wybrane zadania, to:

1. Sporządzanie gminnego programu ochrony środowiska oraz okresowych raportów z jego wykonania.

2. Udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie zgodnie.

3. Kontrola przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska oraz naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska.

4. Zakładanie i utrzymywanie w należytym stanie gminnych terenów zieleni, drzew i krzewów oraz wymierzanie administracyjnej kary pieniężnej za zniszczenie terenów zieleni albo drzew i krzewów (decyzje o opłatach za usunięcie drzew lub krzewów i inne).

5. Prowadzenie działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej w dziedzinie ochrony przyrody i ochrony środowiska.

6. Realizowanie zadania gminy w zakresie zorganizowania usuwania wyrobów zawierających azbest
   z wykorzystaniem dofinansowania (program usuwania azbestu).

7. Wystawianie zaświadczeń na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego.

8. Uczestniczenie w szacowaniu zakresu i wysokości strat w gospodarstwach rolnych i działach specjalnych produkcji rolnej, w których wystąpiły szkody spowodowane niekorzystnymi zjawiskami atmosferycznymi.

9. Realizowanie zadań związanych z zorganizowaniem i przeprowadzeniem spisu rolnego.

10. Wydawanie zezwolenia na prowadzenie hodowli i utrzymywanie psa rasy uznawanej za agresywną.

11. Zapobieganie bezdomności zwierząt oraz wydawanie zezwolenia na prowadzenie schroniska dla bezdomnych zwierząt.

12. Realizowanie zadań z zakresu ochrony powietrza.

13. Koordynacja i nadzór nad pracami związanymi z utrzymaniem i konserwacją rowów  melioracyjnych  nie wchodzących w struktury pasa drogowego i zlokalizowanych na terenach będących własnością gminy.

14. Realizowanie zadań gminy wynikających z ustawy o odpadach oraz ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (utrzymanie czystości i porządku w gminie, organizowanie selektywnej zbiórki i segregacji odpadów komunalnych, w tym odpadów niebezpiecznych występujących w strumieniu odpadów komunalnych, organizowanie przetargów na odbiór, transport i zagospodarowanie odpadów, propagowanie działań w zakresie odzysku i recyklingu odpadów, upomnienia i tytuły wykonawcze, kary pieniężne dla przedsiębiorców, analiza kosztów, edukacja i inne).

15. Realizowanie zadań gminy dotyczących zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków.

16. Wydawanie zezwoleń na prowadzenie działalności dotyczącej zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków, odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, prowadzenia grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych.

17. Realizowanie zadań dotyczących spraw związanych z gospodarowaniem ściekami bytowymi na obszarach nieobjętych systemem kanalizacji zbiorczej oraz uprawnień służących egzekwowaniu od właścicieli nieruchomości prawidłowej eksploatacji zbiorników bezodpływowych.

18. Prowadzenie spraw związanych z zagospodarowaniem wód opadowych i roztopowych na terenie gminy oraz sporządzanie umów z podmiotami i naliczanie opłat za odprowadzenie wód deszczowych do kanalizacji miejskiej.

19. Ustalanie opłat za zmniejszenie naturalnej retencji na terenach gminy zgodnie z ustawą Prawo wodne.

20. Sprawowanie nadzoru i kontroli opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych.

21. Realizowanie zadań związanych z utylizacją padłych zwierząt oraz nadzór nad postępowaniem ze zwłokami zwierzęcymi.

22. Realizowanie zadań gminy wynikających z ustawy Prawo energetyczne oraz zadań związanych z zaopatrzeniem gminy w energię elektryczną i cieplną oraz gaz w tym dokonywanie oceny zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe na obszarze gminy.

23. Realizowanie zadań gminy w zakresie organizowania i sprawowania opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi.

Do zakresu zadań realizowanych przez Referat Rozwoju i Infrastruktury Społecznej należy w szczególności:

1. Podejmowanie działań mających na celu przyciąganie inwestorów krajowych i zagranicznych do gminy oraz wspieranie rozwoju przedsiębiorczości w gminie.

2. Wspieranie inwestorów w fazie przygotowania, realizacji inwestycji oraz opieka po zrealizowanej inwestycji (doradztwo, kompleksowe informacje dla inwestorów, wsparcie, pomoc w lokalizacji inwestycji, przygotowanie ofert inwestycyjnych, prezentacje, spotkania, negocjacje, monitoring).

3. Prowadzenie działań promujących gminę, oferującą atrakcyjne warunki do podejmowania działalności gospodarczej i inwestycyjnej (prezentacje promocyjne, konferencje, targi krajowe oraz międzynarodowe i inne).

4. Opracowanie Strategii gminy oraz Lokalnego Programu Rewitalizacji, ich aktualizowanie, nadzór nad realizacją wyznaczonych celów i zadań oraz wydawanie zaświadczeń o położeniu działki na obszarze rewitalizacji w Specjalnej strefie rewitalizacji.

5. Realizowanie zadań gminy, jako organizatora publicznego transportu zbiorowego, wynikających z przepisów ustawy o publicznym transporcie zbiorowym.

6. Realizowanie zadań związanych z pozyskiwaniem funduszy pozabudżetowych (monitoring i analiza programów pomocowych i możliwości gminy, opracowywanie wniosków, zarządzanie projektami, przygotowywanie wniosków o płatność).

7. Opracowanie instrumentów i środków efektywnej promocji gminy, w tym promocji gospodarczej oraz analiza badań niezbędnych do oceny skuteczności promocji gminy  i kreowania jej wizerunku.

8. Inicjowanie przedsięwzięć na rzecz promocji gospodarczej, kulturalnej i rekreacyjno-turystycznej gminy w kraju i zagranicą.

9. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej gminy.

10. Prowadzenie rejestru przedsiębiorców funkcjonujących na terenie gminy oraz bazy danych o organizacjach pozarządowych, opracowywanie oraz wdrażanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na terenie gminy i współdziałanie w realizacji zadań oraz prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej w formie elektronicznej.

11. Wprowadzanie i udostępnianie danych z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

12. Realizowanie zadań gminy dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów na realizację zadań przez organizacje pozarządowe (stowarzyszenia).

13. Prowadzenie spraw z zakresu profilaktyki i ochrony zdrowia na terenie gminy oraz podejmowanie działań wynikających z rozeznanych potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców gminy.

14. Propagowanie turystyki oraz współpraca w tym zakresie z podmiotami krajowymi i zagranicznymi.

15. Prowadzenie rejestru instytucji kultury oraz współpraca z instytucjami kultury i jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie kultury fizycznej, turystyki i sportu.

16. Realizowanie zadań w zakresie programów społecznych: Duża Rodzina 4+, Rodzina 3+, Senior 65+ oraz Opolskiej Karty Rodziny i Seniora.

17. Realizacja zadań dotyczących funduszu sołeckiego.

18. Realizowanie zadań w zakresie udzielania wsparcia finansowego przedsięwzięć z zakresu rozwoju sportu na terenie gminy oraz wspierania kultury fizycznej i turystyki ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieży. 

19. Współdziałanie z lokalnymi klubami sportowymi, instytucjami, organizacjami i podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie kultury fizycznej i turystyki. 

20. Prowadzenie działalności popularyzującej turystykę kwalifikowaną (piesza, rowerowa, kajakowa i inne), krajoznawstwo oraz inne formy aktywnego wypoczynku mieszkańców (w szczególności wśród dzieci i młodzieży).

21. Realizowanie zadań gminy w zakresie oświaty i wychowania (analiza arkuszy organizacji szkół i przedszkoli, konkursy na stanowiska dyrektorów, nagrody Burmistrza, awans zawodowy, obowiązek szkolny, konkursy przedmiotowe, przewóz dziecka do placówki oświatowej, zwrot kosztów przejazdu dziecka i opiekuna, dowóz dzieci niepełnosprawnych, ustalanie zasad i warunków przyjmowania dzieci do publicznych placówek wychowania przedszkolnego, zapewnienie opieki przedszkolnej, sprawy dotyczące organizacji sieci publicznych szkół i placówek oświatowych i inne).

22. Realizowanie zadań gminy w zakresie finansowania zadań oświatowych (dotacje z budżetu państwa, analizowanie dochodów i wydatków związanych z utrzymaniem gminnych jednostek oświatowych i wynagrodzeniem pracowników, zadania wynikających z ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, prowadzenie bazy danych SIO, naliczanie subwencji oświatowej, dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych, diagnozowanie zapotrzebowania na miejsca w placówkach wychowania przedszkolnego i inne).

23. Sprawowanie nadzoru nad placówkami oświatowymi z ramienia organu oraz opracowywanie kierunków polityki oświatowej w gminie oraz prowadzenie ewidencji publicznych i niepublicznych placówek oświatowych.

 

Do zadań realizowanych przez Referat Nieruchomości i Planowania Przestrzennego (PODDASZE, pok. 300-302 i 306) należy w szczególności:

1. Dzierżawa i użyczanie nieruchomości gminnych.
2. Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd na rzecz gminnych jednostek organizacyjnych.
3. Sprzedaż nieruchomości gminnych.
4. Przekształcanie/sprzedaż użytkowania wieczystego w prawo własności.
5. Aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego.
6. Regulowanie stanów prawnych nieruchomości gminnych, w tym m.in. ustanawianie służebności gruntowych i służebności przesyłu. 
7. Nabywanie nieruchomości do zasobu gminnego.
8. Wydawanie zaświadczeń o niekorzystaniu z prawa pierwokupu nieruchomości.
9. Wyrażanie zgody na czasowe zajęcie terenu (dysponowanie gruntem do celów budowlanych) dla potrzeb realizacji inwestycji liniowych na gruntach gminnych innych niż drogi.
10. Prowadzenie spraw w zakresie zarządzania zasobami mieszkaniowymi, w tym przydzielanie lokali komunalnych, socjalnych oraz pomieszczeń tymczasowych.
11. Obsługa Społecznej Komisji Mieszkaniowej.
12. Nadzór nad gospodarką gminnym zasobem mieszkaniowym realizowaną przez administratorów.
13. Realizacja wniosków o zamianę lokali komunalnych.
14. Potwierdzanie wstąpienia w najem na podstawie art. 691 Kodeksu cywilnego.
15. Sprzedaż lokali komunalnych, w tym udzielanie bonifikat.
16. Prowadzenie postępowań zmierzających do zwrotu zwaloryzowanej bonifikaty udzielonej przy sprzedaży lokali mieszkalnych stanowiących własność gminy, w przypadku ich zbycia przez nabywcę przed upływem 5 lat, licząc od dnia nabycia.
17. Nadawanie numeracji porządkowej nieruchomościom (budynkom).
18. Nadawanie nazw ulicom i placom.
19. Wydawanie decyzji o podziale/rozgraniczeniu nieruchomości.
20. Scalanie nieruchomości.
21. Wydawanie decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz decyzji o warunkach zabudowy.
22. Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach. 
23. Sporządzanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz ich zmiany.
24. Wydawanie wypisów, wyrysów i zaświadczeń z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego.
25. Prowadzenie spraw związanych z naliczeniem tzw. renty planistycznej.
26. Prowadzenie gminnej ewidencji zabytków oraz spraw związanych z udzielaniem dotacji na prace przy zabytkach.

 

Zadania realizowane w Referacie Dróg Gminnych, Inwestycji i Pozyskiwania Funduszy wynikają z przepisów prawa, a w szczególności z ustaw: Prawo budowlane i ustawa o drogach publicznych

Wybrane zadania, to:
1.  Realizowanie zadań dotyczących dróg i mostów na terenie gminy - utrzymanie nawierzchni dróg, chodników, obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z gospodarką drogową zadań zarządcy drogi w zakresie inżynierii ruchu drogowego.
2.  Prowadzenie numeracji i aktualnej ewidencji dróg oraz obiektów inżynierskich.
3.  Realizowanie zadań w zakresie zarządzania i administrowania drogami gminnymi.
4.  Nadzorowanie bieżącego utrzymania systemu odwodnienia układu dróg położonych na terenie gminy.
5.  Wykorzystywanie oświetlenia ulicznego (planowanie i realizacja remontów oraz rozbudowy oświetlenia ulicznego).
6. Planowanie zadań remontowo-budowlanych związanych z utrzymaniem i ochroną dróg oraz infrastruktury pasa drogowego, a także zadań w zakresie budowy nowych dróg wraz z przygotowaniem dokumentacji i zgłoszeniem realizacji robót.
7. Zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, na lokalizację urządzeń niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego, obiektów budowlanych, a także zgody na lokalizację zjazdu z drogi zarządzanej przez gminę.
8. Prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa ruchu drogowego, w tym utrzymanie oznakowania pionowego, poziomego oraz urządzeń bezpieczeństwa ruchu drogowego na drogach gminnych  i wewnętrznych stanowiących własność gminy.
9.  Uzgadnianie tras inwestycji liniowych (woda, gaz, kanalizacja, sieć ciepłownicza i energetyczna,
sieci i urządzenia systemów teletechnicznych), przebiegających przez drogi gminne.
10. Realizowanie zadań dotyczących  wymiany tablic z nazwami ulic i nazwami miejscowości.
11. Składanie wniosków o dotacje ze środków krajowych i z UE w zakresie modernizacji i budowy dróg gminnych.
12. Realizowanie przyjętego planu inwestycyjnego i planu remontów w zakresie infrastruktury komunalnej, drogowej, obiektów użyteczności publicznej oraz inwestycji budownictwa komunalnego i socjalnego.
13. Realizowanie inwestycji gminnych oraz rozliczanie rzeczowo-finansowe zakończonych zadań remontowych i budowlanych oraz innych zadań inwestycyjnych.
14. Sporządzanie wniosków o dotacje, pożyczki na planowane i realizowane zadania oraz dokonywanie zakupów inwestycyjnych.
15. Sporządzanie planów rozbiórek budynków, bądź wyłączenia z użytkowania budynków z uwagi na zły stan techniczny.
16. Załatwianie zgłaszanych przez mieszkańców spraw dotyczących nieprawidłowości, złego stanu technicznego zasobów infrastruktury technicznej gminy.
17. Prowadzenie spraw związanych z przeglądem, gwarancją i rękojmią realizowanych robót budowlanych.
18. Dochodzenie kar umownych od uczestników procesu budowlanego.
19. Występowanie o określenie warunków przyłączenia obiektów gminnych do sieci elektroenergetycznej wraz z koordynacją zawierania umów o przyłączenie i dostawę energii elektrycznej.
20. Realizowanie zadań w zakresie utrzymania i bieżących remontów kanalizacji deszczowej.
21. Realizowanie zadań związanych z pozyskiwaniem funduszy pozabudżetowych.
22. Realizowanie zadań gminy, jako organizatora publicznego transportu zbiorowego, wynikających z przepisów ustawy o publicznym transporcie zbiorowym.
 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw obsługi biura Rady Miejskiej należy w szczególności:

1. Realizowanie zadań we współpracy z Przewodniczącym Rady Miejskiej (Rady), a w tym między innymi przygotowanie i obsługa obrad sesji Rady i komisji problemowych, oświadczenia majątkowe i szkolenia radnych.

2. Rozpatrywania skarg, wniosków i petycji będących w kompetencji Rady.

3. Wykonywanie zadań związanych z obywatelską inicjatywą uchwałodawczą.

4. Przechowywanie protokołów z sesji i posiedzeń komisji oraz udostępnianie do publicznego wglądu protokołów z sesji zgodnie z przepisami prawa.

5. Nadzorowanie transmisji (w czasie rzeczywistym) i prawidłowego utrwalenia za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz obrad Rady oraz nadzór nad udostępnianiem nagrań w Biuletynie Informacji Publicznej i stronie internetowej gminy, a także w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

6. Podawanie do publicznej wiadomości imiennych wykazów głosowań radnych w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty na obszarze gminy.

7. Koordynowanie i nadzór w zakresie realizacji zadań przez jednostki pomocnicze (w tym wybory do organów jednostek pomocniczych).

8. Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem przez Radę tytułu Honorowego Obywatela gminy Zawadzkie oraz Zasłużonego dla gminy Zawadzkie.

9. Realizowanie zgodnie z przepisami prawa gminnego obowiązku wykonywania zadań zleconych dotyczących organizacji, przygotowania i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów na terenie gminy (obsługa komisji wyborczych, współdziałanie z urzędnikiem wyborczym i inne).

10. Realizowanie zadań gminy związanych z wyborami ławników sądowych.

11. Organizowanie obchodów, rocznic i świąt inicjowanych przez Radę lub jej Przewodniczącego.

12. Prowadzenie spraw odznaczeń i wyróżnień.

13. Realizowanie zadań w ramach współpracy Burmistrza z seniorami i młodzieżą.

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw organizacyjnych i obsługi sekretariatu należy w szczególności:

1. Kompleksowa obsługa administracyjno-biurowa Burmistrza i obsługa sekretariatu, w tym przyjmowanie petentów i udzielanie im informacji.

2. Prowadzenie terminarza spotkań i zadań Burmistrza.

3. Przygotowywanie zbiorczych odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych i przekazywanie do biura Rady Miejskiej.

4. Prowadzenie rejestrów i zbiorów: zarządzeń, upoważnień i pełnomocnictw, umów, porozumień, ugód oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej, a także ich uporządkowanie i przechowywanie zgodnie w przepisami prawa.

5. Prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji, skarg i wniosków należących do kompetencji Burmistrza, gromadzenie kompletu dokumentacji w tym zakresie oraz nadzorowanie terminowego rozpatrywania przez merytoryczne komórki urzędu.

6. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz rejestru petycji, zamieszczanie na stronie internetowej gminy informacji w tym zakresie oraz zbiorczych sprawozdań.

7. Prowadzenie na bieżąco księgi kontroli przeprowadzanych w gminie i w urzędzie.

8. Zamieszczanie i udostępnianie informacji na tablicy ogłoszeń urzędu zgodnie z wymogami i przepisami prawa oraz aktualizacja informacji znajdujących się na tablicy ogłoszeń.

9. Prowadzenie spraw organizacyjnych, prawnych i formalnych związanych z członkostwem gminy w związkach gmin.

10. Organizowanie przyjmowania i załatwiania spraw interesantów zgłaszających się do Burmistrza, w tym w sprawie skarg i wniosków.

11. Prowadzenie spraw związanych z terminowym udzielaniem odpowiedzi na zadane Burmistrzowi pytania, w tym przechowywanie dokumentacji z realizacji tego zadania.

12. Prowadzenie spraw związanych z poświadczeniem własnoręczności lub autentyczności podpisu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw kadr i archiwizacji akt należy w szczególności:

1. Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i przebiegiem pracy pracowników oraz przygotowywanie umów o pracę, umów zleceń celem podpisania przez pracodawcę.

2. Prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz uzupełnianie akt osobowych pracowników i nadzór nad ich aktualnością w czasie trwania stosunku pracy.

3. Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy oraz dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym.

4. Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i porządku pracy.

5. Prowadzenie dokumentacji potwierdzającej obecność pracowników w pracy oraz ich nieobecność z powodu zwolnień od pracy (listy obecności).

6. Prowadzenie dokumentacji związanej z rozwiązywaniem umowy o pracę, w tym sporządzanie i wydawanie pracownikowi świadectwa pracy.

7. Prowadzenie rejestru poleceń wyjazdu służbowego oraz rozliczanie delegacji.

8. Prowadzenie wykazu wynagrodzeń pracowników.

9. Organizowanie i uczestniczenie w przeprowadzaniu konkursów na stanowiska urzędnicze w urzędzie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych gminy.

10. Wykonywanie czynności związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych.

11. Pełnienie obowiązków archiwisty oraz prowadzenie archiwum zakładowego urzędu.

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw administracyjnych, gospodarczych i uzależnień należy w szczególności:

1. Gospodarowanie budynkiem urzędu oraz lokalami biurowymi i salą obrad, w tym dbałość o odpowiedni stan techniczny budynków, utrzymanie czystości i porządku, ochronę i zabezpieczenie mienia oraz nadzór nad remontami budynków.

2. Przyjmowanie petentów w Punkcie obsługi petenta i udzielanie im informacji.

3. Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do powierzenia mienia pracownikom, spisu inwentarza wszystkich pomieszczeń urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją mienia urzędu (udział w oznakowywaniu środków trwałych i wyposażenia, gospodarowanie majątkiem trwałym.

4. Dbanie o sprawne działanie urządzeń technicznych w urzędzie i nadzór nad ich prawidłową eksploatacją.

5. Zabezpieczenie mienia urzędu oraz organizacja ochrony budynku urzędu.

6. Zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup materiałów biurowych, pieczęci.

7. Prowadzenie spraw dotyczących najmu, dzierżawy i innych form użytkowania powierzchni urzędu.

8. Prowadzenie spraw związanych z obsługą prawną urzędu.

9. Prowadzenie spraw związanych ubezpieczeniem mienia gminy i udział w likwidacji szkód majątkowych przy współpracy komórek merytorycznych.

10. Planowanie i realizacja remontów, inwestycji związanych z utrzymaniem budynków urzędu oraz niezbędnych przeglądów.

11. Prowadzenie bieżącej analizy kosztów funkcjonowania urzędu w celu racjonalnego i oszczędnego gospodarowania powierzonym mieniem.

12. Nadzorowanie i współdziałanie w realizacji prac porządkowo-gospodarczych wykonywanych przez pracowników interwencyjnych i publicznych.

13. Dbanie o estetyczny wygląd urzędu oraz przystrojenie urzędu z okazji świąt i innych uroczystości.

14. Realizowanie zadań gminy w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii (wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, naliczanie opłat, udział w pracach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, opracowywanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, przeciwdziałania narkomanii, analiza problemów alkoholowych i narkomanii, działalność informacyjna i edukacyjna, nadzorowanie działalności ognisk środowiskowych, kontrolowanie placówek handlowych i gastronomicznych i inne).

 

Do zadań realizowanych przez zespół informatyków należy w szczególności:

1. Zabezpieczenie funkcjonowania urzędu pod względem informatycznym oraz nadzorowanie pracy systemów informatycznych w urzędzie.
2. Dbanie o spójność przetwarzanych danych.
3. Administrowanie siecią teleinformatyczną oraz zapewnienie ochrony zasobów informacyjnych znajdujących się w sieci urzędu.
4. Konfigurowanie i administrowanie oprogramowaniem systemowym i siecią komputerową w stopniu umożliwiającym zabezpieczenie danych osobowych i innych danych podlegających ochronie przed nieupoważnionym dostępem.
5. Zabezpieczanie systemu komputerowego przed wirusami, przed atakami złośliwego oprogramowania i innymi atakami z sieci.
6. Opracowanie polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego, zasad zarządzania sprzętemi oprogramowaniem oraz ich aktualizowanie, a także współpraca z Inspektorem ochrony danych w tym zakresie.
7. Sprawowanie nadzoru nad legalnością i ważnością licencji na oprogramowania.
8. Zabezpieczenie przetwarzanych w systemie informatycznym urzędu danych przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych.
9. Obsługa techniczna i programowa serwera obsługującego stronę internetową urzędu oraz serwera obsługującego Biuletyn Informacji Publicznej.
10. Nadzorowanie i zabezpieczenie funkcjonowania elektronicznych rejestrów publicznych oraz systemów teleinformatycznych.
11. Nadzorowanie transmisji obrad Rady w czasie rzeczywistym, w tym zapewnienie właściwego sposobu transmisji, utrwalania, archiwizowania i udostępniania w Internecie nagrań.
12. Realizowanie zadań związanych z funkcjonowaniem monitoringu w urzędzie i na terenie gminy.
13. Nadzorowanie sprawnego funkcjonowania w urzędzie systemu informatycznego umożliwiającego załatwianie spraw administracyjnych drogą elektroniczną (ePUAP).
14. Wykonywanie przez Koordynatora Zespołu, zadań Administratora Systemów Informatycznych (ASI), w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych urzędu.

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku ds. kontroli wewnętrznej należy w szczególności:

1. Kontrola prawidłowości wykonywanych zadań należących do zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych.

2. Prowadzenie rejestru wydanych upoważnień do przeprowadzenia kontroli oraz rejestru przeprowadzonych kontroli.

3. Sporządzanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych.

4.  Pełnienie funkcji koordynatora ds. kontroli zarządczej oraz wdrażanie i nadzór nad funkcjonowaniem adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w urzędzie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

5. Wykonywanie wszelkich zadań w zakresie nadzoru właścicielskiego gminy nad spółką komunalną.

Do zadań i kompetencji Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych i Inspektora Ochrony Danych  należy w szczególności:

1. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa informacji niejawnych oraz ochrony fizycznej urzędu.

2. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przeprowadzanie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych.

3. Podejmowanie działań wyjaśniających w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów.

4. Nadzorowanie funkcjonowania w urzędzie kancelarii niejawnej.

5. Realizowanie zadań Inspektora ochrony danych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i ustawy o ochronie danych osobowych.

 

 

Uwaga: Struktura organizacyjna oraz szczegółowe zadania poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk zostały określone w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zawadzkiem wprowadzonym zarządzeniem Burmistrza Zawadzkiego http://bip.zawadzkie.pl/31/36/regulamin-organizacyjny.html