Co i jak załatwić w urzędzie
Komórki organizacyjne (referaty):
Samodzielne stanowiska do spraw:
Najważniejsze zadania realizowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych w Urzędzie Miejskim w Zawadzkiem
Zadania realizowane w Urzędzie Stanu Cywilnego, Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego wynikają z przepisów prawa, a w szczególności z ustaw: Prawo o aktach stanu cywilnego, Kodeks rodzinny i opiekuńczy, o zmianie imienia i nazwiska, o ewidencji ludności, o dowodach osobistych, Prawa o zgromadzeniach, o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, o zarządzaniu kryzysowym, o ochronie przeciwpożarowej i innych przepisach prawa.
Wybrane zadania, to:
-
Wydawanie zaświadczeń oraz odpisów aktów stanu cywilnego.
-
Rejestracja stanu cywilnego osób w formie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.
-
Przyjmowanie oświadczeń: o wstąpieniu w związek małżeński, o stanie wolnym, o wyborze nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego, osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego oraz oświadczeń mających wpływ na treść aktów urodzeń.
-
Wydawanie zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz dokumentów do zawarcia małżeństw z cudzoziemcami oraz zaświadczeń w sprawie zawarcia małżeństwa za granicą.
-
Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania na ślub.
-
Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie zmiany imion i nazwisk.
-
Nadanie numeru PESEL w przypadku rejestracji urodzenia dziecka.
-
Wydawanie zgody na zawarcie małżeństwa poza lokalem Urzędu Stanu Cywilnego.
-
Realizacja zadań wynikających z przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych, w tym prowadzenie spraw administracyjnych związanych z wydaniem, wymianą i utratą dowodów osobistych oraz nadzór nad prowadzeniem ewidencji ludności i stała aktualizacja komputerowej bazy danych.
-
Prowadzenie rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL.
-
Dokonywanie zameldowania i wymeldowania na pobyt stały i pobyt czasowy oraz przyjmowanie zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.
-
Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych.
-
Realizacja spraw konsularnych w zakresie dotyczącym mieszkańców przebywających za granicą.
-
Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności i dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz danych z rejestru mieszkańców i zamieszkania cudzoziemców, zbioru PESEL oraz rejestru dowodów osobistych.
-
Prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców, aktualizacja danych, sporządzanie zestawień oraz należyte zabezpieczenie i ochrona zbioru danych.
-
Prowadzenie rejestru dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu.
-
Realizowanie uprawnienia do potwierdzania, przedłużania ważności, unieważniania profilu zaufanego ePUAP w ramach punktu potwierdzającego profil zaufany ePUAP na mocy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
-
Realizowanie zadań gminy na podstawie przepisów prawa z zakresu obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i ochrony przeciwpożarowej (bezpieczeństwo publiczne, ochrona ludności, zapobieganie sytuacjom kryzysowym, kwalifikacja wojskowa, zezwolenia na organizację imprez masowych, artystycznych i rozrywkowych i inne).
Do zadań realizowanych w Referacie Finansowo-Budżetowym należy w szczególności:
-
Prowadzenie rachunkowości organu finansowego gminy i urzędu oraz zapewnienie obsługi finansowo-księgowej urzędu.
-
Prowadzenie obsługi kasowej urzędu.
-
Prowadzenie ewidencji majątku urzędu i rozliczanie inwentaryzacji.
-
Przygotowywanie projektu budżetu gminy, informacji z przebiegu wykonania budżetu oraz kontrola systemu wydatkowania środków budżetowych.
-
Prowadzenie kontroli podatkowej i finansowej oraz kontrolowanie planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych.
-
Dochodzenie należności budżetu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
-
Ewidencja dotacji oraz dokonywanie zwrotu środków przyznanej dotacji.
-
Naliczanie funduszu sołeckiego i wnioskowanie o zwrot części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego.
-
Prowadzenie spraw w zakresie płac i świadczeń pracowniczych.
-
Dokonywanie wymiaru podatku i opłat.
-
Przeprowadzanie postępowań egzekucyjnych w stosunku do podatników zalegających z płatnościami oraz wykonywanie czynności związanych z zastosowaniem środków egzekucyjnych (upomnienia, tytuły wykonawcze i inne).
-
Prowadzenie spraw dotyczących ulg i zwolnień ustawowych.
-
Wystawianie zaświadczeń na wniosek podatników.
-
Prowadzenie spraw dotyczących odraczania terminów płatności podatków i opłat, rozkładania na raty lub zaległości dotyczących podatków lub opłat wraz z odsetkami za zwłokę oraz umarzania zaległości i odsetek.
-
Nadzorowanie i kontrola systemu poboru i egzekucji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz prowadzenie postępowań w zakresie weryfikacji poprawności złożonych deklaracji w sprawie wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
-
Prowadzenie spraw związanych ze zwrotem części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.
Do zadań realizowanych w Referacie Nieruchomości i Inwestycji należy w szczególności:
- Realizacja zadań gminy dotyczących zarządzania gminnym zasobem nieruchomości (nabycie, zbycie, użyczenie, dzierżawa, najem, użytkowanie wieczyste, trwały zarząd, przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, przejmowanie nieruchomości za zaległości podatkowe wobec gminy i inne).
-
Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem bonifikaty przy sprzedaży nieruchomości i przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności oraz prowadzenia postępowań zmierzających do zwrotu zwaloryzowanej bonifikaty udzielonej przy sprzedaży lokali mieszkalnych stanowiących własność gminy (zbycie przez nabywcę przed upływem 5 lat, licząc od dnia nabycia).
-
Tworzenie zasobu gruntów pod budownictwo mieszkaniowe.
-
Wykonywanie obowiązków zarządcy nieruchomości i obiektów gminnych nieprzekazanych gminnym jednostkom organizacyjnym w trwały zarząd.
-
Realizacja zadań w zakresie gospodarowania lokalami oraz gospodarowania zasobem mieszkaniowym.
-
Ustalanie wysokości czynszu najmu i opłat niezależnych od właściciela lokalu i ustalania zasad ich obliczania (zmiany) oraz opłat z tytułu użytkowania wieczystego i trwałego zarządu nieruchomości.
-
Opracowanie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym i lokalowym zasobem gminy i jego aktualizacja.
-
Reprezentowanie interesów gminy w stosunkach między wspólnotą mieszkaniową a poszczególnymi właścicielami lokali i reprezentowanie gminy na zebraniach wspólnot mieszkaniowych, których członkiem jest gmina.
-
Windykacja należności czynszowych oraz prowadzenie postępowań o opróżnienie lokali.
-
Realizacja zadań dotyczących przeprowadzania rozgraniczeń nieruchomości, ustalania przebiegu granic nieruchomości, zatwierdzania podziałów geodezyjnych oraz dotyczących scalania i wymiany gruntów.
-
Wypełnianie zadań związanych z nadawaniem nazw ulic, placów oraz numerów porządkowych budynków.
-
Realizowaniem zadań gminy wynikających z ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych.
-
Realizacja zadań gminy w zakresie kształtowania i prowadzenia polityki przestrzennej oraz wydawanie wypisów, wyrysów i zaświadczeń.
-
Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego i o warunkach zabudowy.
-
Realizowanie zadań gminy wynikających z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.
-
Realizacja zadań dotyczących dróg i mostów na terenie gminy i utrzymania nawierzchni dróg, chodników, obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z gospodarką drogową (przeglądy, remontowych, utrzymanie dróg i zieleni w pasie drogowym, akcja zimowa, przywrócenie pasa drogowego, oznakowanie dróg, tablice z nazwami dróg i miejscowości oraz inne).
-
Realizacja zadań w zakresie zarządzania i administrowania drogami gminnymi (lokalizacja, reklam w pasie drogowym, zaliczania dróg do określonej kategorii, utrzymanie i konserwacją rowów melioracyjnych w strukturze pasa drogowego, przejazdy pojazdów nienormatywnych, opinie dot. przebiegu dróg, odwodnienie dróg gminnych, zezwolenie na zajęcie pasa drogowego i na lokalizację urządzeń niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami, utrzymanie czystości na chodnikach i inne).
-
Eksploatacja oświetlenia ulicznego.
-
Nadzór nad gminnymi placami zabaw dla dzieci i siłowniami plenerowymi oraz realizowanie zadań dotyczących inwestycji, remontów, rozbiórek budynków.
-
Realizowanie zadań gminy w zakresie utrzymania i bieżących remontów kanalizacji deszczowej.
Zadania realizowane w Referacie Ochrony Środowiska i Rolnictwa wynikają z przepisów prawa, a w szczególności z ustaw: Prawo ochrony środowiska, Prawo wodne, Prawo geologiczne i górnicze, o ochronie przyrody, o ochronie zwierząt, o lasach, o ochronie gruntów rolnych i leśnych i innych przepisów prawa.
-
Sporządzanie gminnego programu ochrony środowiska oraz okresowych raportów z jego wykonania.
-
Udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie zgodnie.
-
Kontrola przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska oraz naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska.
-
Zakładanie i utrzymywanie w należytym stanie gminnych terenów zieleni, drzew i krzewów oraz wymierzanie administracyjnej kary pieniężnej za zniszczenie terenów zieleni albo drzew i krzewów (decyzje o opłatach za usunięcie drzew lub krzewów i inne).
-
Prowadzenie działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej w dziedzinie ochrony przyrody i ochrony środowiska.
-
Realizowanie zadania gminy w zakresie zorganizowania usuwania wyrobów zawierających azbest
z wykorzystaniem dofinansowania (program usuwania azbestu). -
Wystawianie zaświadczeń na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego.
-
Uczestniczenie w szacowaniu zakresu i wysokości strat w gospodarstwach rolnych i działach specjalnych produkcji rolnej, w których wystąpiły szkody spowodowane niekorzystnymi zjawiskami atmosferycznymi.
-
Realizowanie zadań związanych z zorganizowaniem i przeprowadzeniem spisu rolnego.
-
Wydawanie zezwolenia na prowadzenie hodowli i utrzymywanie psa rasy uznawanej za agresywną.
-
Zapobieganie bezdomności zwierząt oraz wydawanie zezwolenia na prowadzenie schroniska dla bezdomnych zwierząt.
-
Realizowanie zadań z zakresu ochrony powietrza.
-
Koordynacja i nadzór nad pracami związanymi z utrzymaniem i konserwacją rowów melioracyjnych nie wchodzących w struktury pasa drogowego i zlokalizowanych na terenach będących własnością gminy.
-
Realizowanie zadań gminy wynikających z ustawy o odpadach oraz ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (utrzymanie czystości i porządku w gminie, organizowanie selektywnej zbiórki i segregacji odpadów komunalnych, w tym odpadów niebezpiecznych występujących w strumieniu odpadów komunalnych, organizowanie przetargów na odbiór, transport i zagospodarowanie odpadów, propagowanie działań w zakresie odzysku i recyklingu odpadów, upomnienia i tytuły wykonawcze, kary pieniężne dla przedsiębiorców, analiza kosztów, edukacja i inne).
-
Realizowanie zadań gminy dotyczących zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków.
-
Wydawanie zezwoleń na prowadzenie działalności dotyczącej zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków, odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych, prowadzenia grzebowisk i spalarni zwłok zwierzęcych.
-
Realizowanie zadań dotyczących spraw związanych z gospodarowaniem ściekami bytowymi na obszarach nieobjętych systemem kanalizacji zbiorczej oraz uprawnień służących egzekwowaniu od właścicieli nieruchomości prawidłowej eksploatacji zbiorników bezodpływowych.
-
Prowadzenie spraw związanych z zagospodarowaniem wód opadowych i roztopowych na terenie gminy oraz sporządzanie umów z podmiotami i naliczanie opłat za odprowadzenie wód deszczowych do kanalizacji miejskiej.
-
Ustalanie opłat za zmniejszenie naturalnej retencji na terenach gminy zgodnie z ustawą Prawo wodne.
-
Sprawowanie nadzoru i kontroli opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych.
-
Realizowanie zadań związanych z utylizacją padłych zwierząt oraz nadzór nad postępowaniem ze zwłokami zwierzęcymi.
-
Realizowanie zadań gminy wynikających z ustawy Prawo energetyczne oraz zadań związanych z zaopatrzeniem gminy w energię elektryczną i cieplną oraz gaz w tym dokonywanie oceny zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe na obszarze gminy.
-
Realizowanie zadań gminy w zakresie organizowania i sprawowania opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi.
-
Podejmowanie działań mających na celu przyciąganie inwestorów krajowych i zagranicznych do gminy oraz wspieranie rozwoju przedsiębiorczości w gminie.
-
Wspieranie inwestorów w fazie przygotowania, realizacji inwestycji oraz opieka po zrealizowanej inwestycji (doradztwo, kompleksowe informacje dla inwestorów, wsparcie, pomoc w lokalizacji inwestycji, przygotowanie ofert inwestycyjnych, prezentacje, spotkania, negocjacje, monitoring).
-
Prowadzenie działań promujących gminę, oferującą atrakcyjne warunki do podejmowania działalności gospodarczej i inwestycyjnej (prezentacje promocyjne, konferencje, targi krajowe oraz międzynarodowe i inne).
-
Opracowanie Strategii gminy oraz Lokalnego Programu Rewitalizacji, ich aktualizowanie, nadzór nad realizacją wyznaczonych celów i zadań oraz wydawanie zaświadczeń o położeniu działki na obszarze rewitalizacji w Specjalnej strefie rewitalizacji.
-
Realizowanie zadań gminy, jako organizatora publicznego transportu zbiorowego, wynikających z przepisów ustawy o publicznym transporcie zbiorowym.
-
Realizowanie zadań związanych z pozyskiwaniem funduszy pozabudżetowych (monitoring i analiza programów pomocowych i możliwości gminy, opracowywanie wniosków, zarządzanie projektami, przygotowywanie wniosków o płatność).
-
Opracowanie instrumentów i środków efektywnej promocji gminy, w tym promocji gospodarczej oraz analiza badań niezbędnych do oceny skuteczności promocji gminy i kreowania jej wizerunku.
-
Inicjowanie przedsięwzięć na rzecz promocji gospodarczej, kulturalnej i rekreacyjno-turystycznej gminy w kraju i zagranicą.
-
Prowadzenie i bieżąca aktualizacja strony internetowej gminy.
-
Prowadzenie rejestru przedsiębiorców funkcjonujących na terenie gminy oraz bazy danych o organizacjach pozarządowych, opracowywanie oraz wdrażanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na terenie gminy i współdziałanie w realizacji zadań oraz prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej w formie elektronicznej.
-
Wprowadzanie i udostępnianie danych z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
-
Realizowanie zadań gminy dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz przygotowywanie i przeprowadzanie konkursów na realizację zadań przez organizacje pozarządowe (stowarzyszenia).
-
Prowadzenie spraw z zakresu profilaktyki i ochrony zdrowia na terenie gminy oraz podejmowanie działań wynikających z rozeznanych potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców gminy.
-
Propagowanie turystyki oraz współpraca w tym zakresie z podmiotami krajowymi i zagranicznymi.
-
Prowadzenie rejestru instytucji kultury oraz współpraca z instytucjami kultury i jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie kultury fizycznej, turystyki i sportu.
-
Realizowanie zadań w zakresie programów społecznych: Duża Rodzina 4+, Rodzina 3+, Senior 65+ oraz Opolskiej Karty Rodziny i Seniora.
-
Realizacja zadań dotyczących funduszu sołeckiego.
-
Realizowanie zadań w zakresie udzielania wsparcia finansowego przedsięwzięć z zakresu rozwoju sportu na terenie gminy oraz wspierania kultury fizycznej i turystyki ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieży.
-
Współdziałanie z lokalnymi klubami sportowymi, instytucjami, organizacjami i podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie kultury fizycznej i turystyki.
-
Prowadzenie działalności popularyzującej turystykę kwalifikowaną (piesza, rowerowa, kajakowa i inne), krajoznawstwo oraz inne formy aktywnego wypoczynku mieszkańców (w szczególności wśród dzieci i młodzieży).
-
Realizowanie zadań gminy w zakresie oświaty i wychowania (analiza arkuszy organizacji szkół i przedszkoli, konkursy na stanowiska dyrektorów, nagrody Burmistrza, awans zawodowy, obowiązek szkolny, konkursy przedmiotowe, przewóz dziecka do placówki oświatowej, zwrot kosztów przejazdu dziecka i opiekuna, dowóz dzieci niepełnosprawnych, ustalanie zasad i warunków przyjmowania dzieci do publicznych placówek wychowania przedszkolnego, zapewnienie opieki przedszkolnej, sprawy dotyczące organizacji sieci publicznych szkół i placówek oświatowych i inne).
-
Realizowanie zadań gminy w zakresie finansowania zadań oświatowych (dotacje z budżetu państwa, analizowanie dochodów i wydatków związanych z utrzymaniem gminnych jednostek oświatowych i wynagrodzeniem pracowników, zadania wynikających z ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, prowadzenie bazy danych SIO, naliczanie subwencji oświatowej, dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych, diagnozowanie zapotrzebowania na miejsca w placówkach wychowania przedszkolnego i inne).
-
Sprawowanie nadzoru nad placówkami oświatowymi z ramienia organu oraz opracowywanie kierunków polityki oświatowej w gminie oraz prowadzenie ewidencji publicznych i niepublicznych placówek oświatowych.
- Realizowanie zadań we współpracy z Przewodniczącym Rady Miejskiej (Rady), a w tym między innymi przygotowanie i obsługa obrad sesji Rady i komisji problemowych, oświadczenia majątkowe i szkolenia radnych.
-
Rozpatrywania skarg, wniosków i petycji będących w kompetencji Rady.
-
Wykonywanie zadań związanych z obywatelską inicjatywą uchwałodawczą.
-
Przechowywanie protokołów z sesji i posiedzeń komisji oraz udostępnianie do publicznego wglądu protokołów z sesji zgodnie z przepisami prawa.
-
Nadzorowanie transmisji (w czasie rzeczywistym) i prawidłowego utrwalenia za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz obrad Rady oraz nadzór nad udostępnianiem nagrań w Biuletynie Informacji Publicznej i stronie internetowej gminy, a także w inny sposób zwyczajowo przyjęty.
-
Podawanie do publicznej wiadomości imiennych wykazów głosowań radnych w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty na obszarze gminy.
-
Koordynowanie i nadzór w zakresie realizacji zadań przez jednostki pomocnicze (w tym wybory do organów jednostek pomocniczych).
-
Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem przez Radę tytułu Honorowego Obywatela gminy Zawadzkie oraz Zasłużonego dla gminy Zawadzkie.
-
Realizowanie zgodnie z przepisami prawa gminnego obowiązku wykonywania zadań zleconych dotyczących organizacji, przygotowania i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów na terenie gminy (obsługa komisji wyborczych, współdziałanie z urzędnikiem wyborczym i inne).
-
Realizowanie zadań gminy związanych z wyborami ławników sądowych.
-
Organizowanie obchodów, rocznic i świąt inicjowanych przez Radę lub jej Przewodniczącego.
-
Prowadzenie spraw odznaczeń i wyróżnień.
-
Realizowanie zadań w ramach współpracy Burmistrza z seniorami i młodzieżą.
-
Kompleksowa obsługa administracyjno-biurowa Burmistrza i obsługa sekretariatu, w tym przyjmowanie petentów i udzielanie im informacji.
-
Prowadzenie terminarza spotkań i zadań Burmistrza.
-
Przygotowywanie zbiorczych odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych i przekazywanie do biura Rady Miejskiej.
-
Prowadzenie rejestrów i zbiorów: zarządzeń, upoważnień i pełnomocnictw, umów, porozumień, ugód oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej, a także ich uporządkowanie i przechowywanie zgodnie w przepisami prawa.
-
Prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji, skarg i wniosków należących do kompetencji Burmistrza, gromadzenie kompletu dokumentacji w tym zakresie oraz nadzorowanie terminowego rozpatrywania przez merytoryczne komórki urzędu.
-
Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz rejestru petycji, zamieszczanie na stronie internetowej gminy informacji w tym zakresie oraz zbiorczych sprawozdań.
-
Prowadzenie na bieżąco księgi kontroli przeprowadzanych w gminie i w urzędzie.
-
Zamieszczanie i udostępnianie informacji na tablicy ogłoszeń urzędu zgodnie z wymogami i przepisami prawa oraz aktualizacja informacji znajdujących się na tablicy ogłoszeń.
-
Prowadzenie spraw organizacyjnych, prawnych i formalnych związanych z członkostwem gminy w związkach gmin.
-
Organizowanie przyjmowania i załatwiania spraw interesantów zgłaszających się do Burmistrza, w tym w sprawie skarg i wniosków.
-
Prowadzenie spraw związanych z terminowym udzielaniem odpowiedzi na zadane Burmistrzowi pytania, w tym przechowywanie dokumentacji z realizacji tego zadania.
-
Prowadzenie spraw związanych z poświadczeniem własnoręczności lub autentyczności podpisu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
-
Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i przebiegiem pracy pracowników oraz przygotowywanie umów o pracę, umów zleceń celem podpisania przez pracodawcę.
-
Prowadzenie akt osobowych pracowników urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz uzupełnianie akt osobowych pracowników i nadzór nad ich aktualnością w czasie trwania stosunku pracy.
-
Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy oraz dokumentacji związanej z urlopem wypoczynkowym.
-
Kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i porządku pracy.
-
Prowadzenie dokumentacji potwierdzającej obecność pracowników w pracy oraz ich nieobecność z powodu zwolnień od pracy (listy obecności).
-
Prowadzenie dokumentacji związanej z rozwiązywaniem umowy o pracę, w tym sporządzanie i wydawanie pracownikowi świadectwa pracy.
-
Prowadzenie rejestru poleceń wyjazdu służbowego oraz rozliczanie delegacji.
-
Prowadzenie wykazu wynagrodzeń pracowników.
-
Organizowanie i uczestniczenie w przeprowadzaniu konkursów na stanowiska urzędnicze w urzędzie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych gminy.
-
Wykonywanie czynności związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych.
-
Pełnienie obowiązków archiwisty oraz prowadzenie archiwum zakładowego urzędu.
-
Gospodarowanie budynkiem urzędu oraz lokalami biurowymi i salą obrad, w tym dbałość o odpowiedni stan techniczny budynków, utrzymanie czystości i porządku, ochronę i zabezpieczenie mienia oraz nadzór nad remontami budynków.
-
Przyjmowanie petentów w Punkcie obsługi petenta i udzielanie im informacji.
-
Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do powierzenia mienia pracownikom, spisu inwentarza wszystkich pomieszczeń urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją mienia urzędu (udział w oznakowywaniu środków trwałych i wyposażenia, gospodarowanie majątkiem trwałym.
-
Dbanie o sprawne działanie urządzeń technicznych w urzędzie i nadzór nad ich prawidłową eksploatacją.
-
Zabezpieczenie mienia urzędu oraz organizacja ochrony budynku urzędu.
-
Zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup materiałów biurowych, pieczęci.
-
Prowadzenie spraw dotyczących najmu, dzierżawy i innych form użytkowania powierzchni urzędu.
-
Prowadzenie spraw związanych z obsługą prawną urzędu.
-
Prowadzenie spraw związanych ubezpieczeniem mienia gminy i udział w likwidacji szkód majątkowych przy współpracy komórek merytorycznych.
-
Planowanie i realizacja remontów, inwestycji związanych z utrzymaniem budynków urzędu oraz niezbędnych przeglądów.
-
Prowadzenie bieżącej analizy kosztów funkcjonowania urzędu w celu racjonalnego i oszczędnego gospodarowania powierzonym mieniem.
-
Nadzorowanie i współdziałanie w realizacji prac porządkowo-gospodarczych wykonywanych przez pracowników interwencyjnych i publicznych.
-
Dbanie o estetyczny wygląd urzędu oraz przystrojenie urzędu z okazji świąt i innych uroczystości.
-
Realizowanie zadań gminy w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii (wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, naliczanie opłat, udział w pracach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, opracowywanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, przeciwdziałania narkomanii, analiza problemów alkoholowych i narkomanii, działalność informacyjna i edukacyjna, nadzorowanie działalności ognisk środowiskowych, kontrolowanie placówek handlowych i gastronomicznych i inne).
-
Zabezpieczenie funkcjonowania urzędu pod względem informatycznym oraz dbanie o informatyzację urzędu przy zastosowaniu rozwiązań teleinformatycznych.
-
Nadzorowanie pracy systemów informatycznych w urzędzie pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz eksploatacji oprogramowania.
-
Administrowanie siecią teleinformatyczną i zapewnienie ochrony zasobów informacyjnych znajdujących się w sieci urzędu.
-
Nadzorowanie przestrzegania przez pracowników urzędu Polityki Bezpieczeństwa.
-
Zabezpieczanie systemu komputerowego przed wirusami, przed atakami złośliwego oprogramowania i innymi atakami z sieci.
-
Prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania i sieci teleinformatycznej oraz sprawowanie nadzoru na zmianą miejsca użytkowania sprzętu komputerowego.
-
Pełnienie w urzędzie obowiązków Administratora Systemu Informatycznego.
-
Zabezpieczenie przetwarzanych w systemie informatycznym urzędu danych przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych i zgłaszanie nieprawidłowości w tym zakresie Inspektorowi ochrony danych.
-
Administrowanie i nadzór nad dokonywaniem czynności prawnych w Internecie, związanych z infrastrukturą klucza publicznego (podpisu elektronicznego).
-
Obsługa techniczna i programowa serwera obsługującego stronę internetową urzędu oraz serwera obsługującego Biuletyn Informacji Publicznej.
-
Prowadzenie i aktualizacja strony internetowej urzędu oraz Biuletynu Informacji Publicznej, zamieszczanie informacji zgodnie z ustaloną procedurą.
-
Prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem w urzędzie elektronicznego obiegu dokumentów.
-
Realizowanie zadań związanych z funkcjonowaniem monitoringu w urzędzie i na terenie gminy oraz z jego rozbudową, w tym zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych (rejestratory).
-
Nadzorowanie sprawnego funkcjonowania w urzędzie systemu informatycznego umożliwiającego załatwianie spraw administracyjnych drogą elektroniczną (ePUAP).
Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku ds. kontroli wewnętrznej należy w szczególności:
- Kontrola prawidłowości wykonywanych zadań należących do zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych.
-
Prowadzenie rejestru wydanych upoważnień do przeprowadzenia kontroli oraz rejestru przeprowadzonych kontroli.
-
Sporządzanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych.
-
Pełnienie funkcji koordynatora ds. kontroli zarządczej oraz wdrażanie i nadzór nad funkcjonowaniem adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w urzędzie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.
-
Wykonywanie wszelkich zadań w zakresie nadzoru właścicielskiego gminy nad spółką komunalną.
- Zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa informacji niejawnych oraz ochrony fizycznej urzędu.
-
Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przeprowadzanie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych.
-
Podejmowanie działań wyjaśniających w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów.
-
Nadzorowanie funkcjonowania w urzędzie kancelarii niejawnej.
-
Realizowanie zadań Inspektora ochrony danych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i ustawy o ochronie danych osobowych.
Uwaga: Struktura organizacyjna oraz szczegółowe zadania poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk zostały określone w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zawadzkiem wprowadzonym zarządzeniem Burmistrza Zawadzkiego http://bip.zawadzkie.pl/31/36/regulamin-organizacyjny.html