Struktura organizacyjna i zadania realizowane w Urzędzie Miejskim w Zawadzkiem

 

Referaty:

• Urząd Stanu Cywilnego i Sprawy Obywatelskie
• Referat Finansowo-Budżetowy
• Referat Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska
   

 

Samodzielne stanowiska do spraw:

• zamówień publicznych i pozyskiwania funduszy
• przedsiębiorczości i rozwoju gospodarczego gminy
• wieloosobowe stanowisko ds. organizacji społecznych, kultury fizycznej, uzależnień i promocji gminy, w skład którego wchodzą stanowiska: ds. organizacji społecznych i promocji gminy oraz stanowisko ds. kultury fizycznej i uzależnień
• gospodarki odpadami
• komunalnych i mieszkaniowych
• dróg i inwestycji
• oświaty i wychowania
• obsługi biura Rady Miejskiej
• organizacyjnych i obsługi sekretariatu
• kadr i archiwizacji akt
• administracyjno-gospodarczych
• obsługi informatycznej
• kontroli wewnętrznej
• rozliczania jednostek szkolnych
• obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i ochrony przeciwpożarowej
• Pełnomocnik do spraw ochrony Informacji Niejawnych i Administrator Bezpieczeństwa Informacji

 

 

Do zadań realizowanych w Urzędzie Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich należy w szczególności:

1.Realizowanie zadań określonych w prawie o aktach stanu cywilnego, kodeksie rodzinnymi opiekuńczym, ustawie o zmianie imienia i nazwiska, ustawie o ewidencji ludności, w przepisach prawa prywatnego międzynarodowego oraz w przepisach o archiwach państwowych.
2.Wydawanie zaświadczeń oraz odpisów aktów stanu cywilnego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3.Rejestracja stanu cywilnego osób w formie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.
4.Prowadzenie i przechowywanie ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych.
5.Przyjmowanie oświadczeń: o wstąpieniu w związek małżeński, o stanie wolnym, o wyborze nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego, osób rozwiedzionych o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego oraz oświadczeń mających wpływ na treść aktów urodzeń.
6.Wydawanie zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz dokumentów do zawarcia małżeństw z cudzoziemcami oraz zaświadczeń w sprawie zawarcia małżeństwa za granicą.
7.Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania na ślub.
8.Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie zmiany imion i nazwisk.
9.Nadanie numeru PESEL w przypadku rejestracji urodzenia dziecka.
10.Wydawanie zgody na zawarcie małżeństwa poza lokalem Urzędu Stanu Cywilnego.
11.Realizacja zadań wynikających z przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych, w tym prowadzenie spraw administracyjnych związanych z wydaniem, wymianą i utratą dowodów osobistych oraz nadzór nad prowadzeniem ewidencji ludności i stała aktualizacja komputerowej bazy danych.
12.Prowadzenie rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL.
13.Dokonywanie zameldowania i wymeldowania na pobyt stały i pobyt czasowy oraz przyjmowanie zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.
14.Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych.
15.Realizacja spraw konsularnych w zakresie dotyczącym mieszkańców przebywających za granicą.
16.Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności i dokumentacji wydanych dowodów osobistych oraz danych z rejestru mieszkańców i zamieszkania cudzoziemców, zbioru PESEL oraz rejestru dowodów osobistych.
17.Prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców, aktualizacja danych, sporządzanie zestawień oraz należyte zabezpieczenie i ochrona zbioru danych.
18.Prowadzenie rejestru dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu.
19.Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego jest przyjmuje oświadczenia o ostatniej woli.

 

Do zadań realizowanych w Referacie Finansowo-Budżetowym należy w szczególności:

 

1.Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej budżetu Gminy Zawadzkie (Gminy) i Urzędu Miejskiego w Zawadzkiem (Urzędu).

2.Prowadzenie obsługi kasowej Urzędu, gospodarki i ewidencji druków ścisłego zarachowania.

3.Prowadzenie ksiąg rachunkowych, ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz rozliczanie inwentaryzacji.

4.Przygotowywanie materiałów do projektu budżetu Gminy.

5.Dochodzenie należności budżetu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

6.Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi lub z dotacji pochodzącej ze środków Unii Europejskiej.

7.Przygotowywanie sprawozdań finansowych.

8.Ewidencja dotacji oraz dokonywanie zwrotu środków przyznanej dotacji.

9.Naliczanie funduszu sołeckiego i wnioskowanie o zwrot części wydatków poniesionych w ramach funduszu.

10.Prowadzenie spraw płacowych i ubezpieczeń społecznych.

11.Monitorowanie działań z zakresu pomocy publicznej wraz z opracowaniem sprawozdań z realizacji tych działań.

12.Wymiar i pobór podatków i opłat lokalnych realizowanych przez Gminę oraz prowadzenie ewidencji podatkowej w systemie informatycznym.

13.Prowadzenie postępowań egzekucyjnych w stosunku do podatników zalegających z płatnościami (upomnienia, tytuły wykonawcze).

14.Prowadzenie spraw dotyczących ulg i zwolnień ustawowych.

15.Wystawianie zaświadczeń na wniosek podatników.

16.Kontrola terminowości wpłat podatkowych i naliczania odsetek za nieterminowe wpłaty.

17.Prowadzenie kontroli podatników w zakresie podatków i opłat należących do właściwości organów gminy oraz wystawianie wezwań i upomnień z tytułu powstałych zaległości.

18.Prowadzenie kontroli finansowej.

19.Rozliczanie inkasentów z powierzonych im obowiązków, naliczanie prowizji z tytułu pobranych podatków.

20.Wydawanie decyzji w sprawie zwrotu opłaty skarbowej.

21.Nadzór i kontrola systemu poboru i egzekucji opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz syntetyczna ewidencja księgowa opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

22.Prowadzenie spraw związanych ze zwrotem części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

 

 

Do zadań realizowanych w Referacie Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska należy w szczególności:

1.Gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości.
2.Prowadzenie spraw związanych z zaznaczaniem nieruchomości numerami porządkowymi, nazewnictwem ulic i placów, zmianą urzędowych nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych oraz ich określeń rodzajowych, a także spraw związanych podziałem, scaleniem, wymianą, rozgraniczeniem, wznowieniem granic i ewidencjonowaniem nieruchomości oraz ustalaniem przebiegu granic nieruchomości.
3.Przygotowywanie opracowań i projektów dotyczących tworzenia, łączenia, dzielenia, znoszenia oraz ustalania granic Gminy.
4.Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości, udzielanie bonifikaty przy przekształceniach prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.
5.Prowadzenie spraw związanych z dzierżawą, użyczeniem i trwałym zarządem nieruchomości gminnych.
6.Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz decyzji o warunkach zabudowy.
7.Sporządzanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy i sporządzanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i dokonywanie ich zmiany oraz wydawanie wypisów, wyrysów i zaświadczeń.
8.Ustalanie jednorazowych opłat (rent planistycznych).
9.Prowadzenie gminnej ewidencji zabytków.
10.Sporządzanie i aktualizacja gminnego programu ochrony środowiska oraz okresowych raportów z jego wykonania oraz sprawowanie kontroli przestrzegania i stosowania przepisów o ochronie środowiska.
11.Udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie oraz wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach.
12.Prowadzenie działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej w dziedzinie ochrony przyrody.
13.Prowadzenie działań związanych z wycinką, nasadzeniami i pielęgnacją drzew oraz krzewów na terenach gminnych oraz wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów z terenu nieruchomości, w tym naliczanie i pobieranie opłat za ich usunięcie.
14.Wymierzanie administracyjnej kary pieniężnej za zniszczenie terenów zieleni albo drzew lub krzewów, za usuwanie drzew lub krzewów bez wymaganego zezwolenia, za zniszczenie spowodowane niewłaściwą pielęgnacją terenów zieleni, zadrzewień drzew lub krzewów.
15.Kształtowanie komunalnych terenów zielonych.
16.Prowadzenie spraw związanych z wyłapywaniem bezdomnych psów na terenie Gminy oraz wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymywanie psa rasy uznanej za agresywną.
17.Wydawanie decyzji, na podstawie której zwierzę traktowane w sposób niewłaściwy może być czasowo odebrane właścicielowi lub opiekunowi.
18.Nakazywanie w drodze decyzji, właścicielowi gruntu przywrócenie stanu poprzedniego lub wykonanie urządzeń zapobiegających szkodom w przypadku, gdy spowodowane przez właściciela gruntu zmiany stanu wody na gruncie szkodliwie wpływają na grunty sąsiednie.
19.Zatwierdzanie, w drodze decyzji, postanowień ugody zawartej przez właścicieli gruntów, ustalającej zmiany stanu wody na gruntach, jeżeli zmiany te nie wpłyną szkodliwie na inne nieruchomości lub na gospodarkę wodną.
20.Inwentaryzacja i utrzymywanie urządzeń melioracji wodnych.
21.Wystawianie zaświadczeń na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego.

 

Do zadań realizowanych na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych  i pozyskiwania funduszy należy w szczególności:
1. Organizowanie, przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) i akty wykonawcze oraz na podstawie obowiązujących w urzędzie regulaminów udzielania zamówień publicznych.
2. Analiza możliwości wnioskowania o fundusze zewnętrzne.
3. Prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem, wdrażaniem i rozliczaniem funduszy strukturalnych, w tym przygotowywanie propozycji dotyczących zadań gminnych kwalifikujących się do finansowania ze środków pozabudżetowych.
4. Opracowywanie wniosków i kierowanie ich do właściwych organów państwowych w celu pozyskania zewnętrznych środków finansowych na wykonanie zadań gminnych oraz nadzór nad ich prawidłową realizacją.
5. Zarządzanie projektami - rozliczenia finansowe, sprawozdawczość, promocja projektu.
6. Rejestracja wniosków o pozyskanie środków finansowych zewnętrznych (krajowych  i zagranicznych) składanych przez komórki organizacyjne Urzędu i jednostki organizacyjne gminy.
7. Prowadzenie stałego monitoringu w zakresie możliwości pozyskiwania środków pomocowych (krajowych i zagranicznych).
8. Informowanie oraz prowadzenie szkoleń w zakresie możliwości pozyskiwania środków pomocowych dla organizacji pozarządowych oraz przedsiębiorców.
9. Prowadzenie projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych realizowanych  w partnerstwie z organizacjami pozarządowymi i przedsiębiorcami.
10. Realizacja zadań gminy wynikających z ustawy Prawo energetyczne w tym udział w opracowywaniu założeń do planu zaopatrzenia w energię elektryczną.
11. Realizacja zadań dotyczących zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz, w tym organizacja i ocena funkcjonowania zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną, paliwa gazowe na obszarze gminy.

 

Do zadań realizowanych na samodzielnym stanowisku ds. przedsiębiorczości i rozwoju gospodarczego gminy należy w szczególności:

1. Podejmowanie działań mających na celu przyciąganie inwestorów krajowych i zagranicznych do gminy, a w szczególności reprezentujących sektor gospodarki grupujący wszelkie formy działalności.
2. Wspieranie w gminie rozwoju kategorii mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw.
3. Wspieranie inwestorów w fazie przygotowania i realizacji inwestycji oraz opieka po zrealizowanej inwestycji, a w tym: doradztwo dla inwestorów, nadzorowanie i koordynacja prac związanych z przygotowaniem kompleksowej informacji dla inwestorów - pomoc w lokalizacji inwestycji, przygotowanie ofert inwestycyjnych oraz prezentacji obrazujących potencjał inwestycyjny gminy, organizacja spotkań i inne.
4. Pomoc w identyfikowaniu i definiowaniu wsparcia jakie może udzielić gmina dla konkretnych działań zgłaszanych przez przedsiębiorstwa oraz udział w tworzeniu nowych form pomocy dla inwestorów i inicjatyw stymulujących lokalne środowisko gospodarcze gminy ze szczególnym uwzględnieniem innowacyjnych podmiotów z sektora mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw.
5. Prowadzenie działań promujących gminę, która oferuje atrakcyjne warunki do podejmowania działalności gospodarczej i inwestycyjnej.
6. Prowadzenie bazy danych o terenach inwestycyjnych oraz udzielanie informacji o warunkach inwestowania na terenie gminy.
7. Oferowanie kompleksowego wsparcia w zakresie tworzenia środowiska dla rozwoju inkubatora przedsiębiorczości w gminie.
8. Zbieranie, systematyzowanie informacji dotyczącej inwestycji prywatnych w gminie, analizowanie ich wpływu na rozwój gminy, analizowanie ryzyka planowanych strategicznych inwestycji prywatnych.
9. Zbieranie i analizowanie informacji dotyczących innowacyjności zarówno potencjalnych inwestorów, jak i przedsiębiorców działających na terenie gminy, ze szczególnym uwzględnieniem branż zaawansowanych technologii.
10. Inicjowanie działań identyfikujących kierunki rozwoju innowacyjności w gminie, z określeniem potrzebnych form wsparcia dla przedsiębiorców.
11. Pośredniczenie w nawiązywaniu kontaktów pomiędzy przedsiębiorstwami z branży zaawansowanych technologii, w tym mikro przedsiębiorcami, małymi i średnimi firmami, a instytucjami wspierania biznesu, uczelniami wyższymi, jednostkami badawczo-rozwojowymi, centrami transferu technologii, parkami technologicznymi, instytucjami sektora samorządowego i rządowego na rzecz integrowania lokalnego środowiska innowacyjnego.
12. Współpraca z przedsiębiorcami w zakresie promocji, szkolnictwa zawodowego, itp.
13. Współpraca z instytucjami wspierającymi rozwój przedsiębiorczości.
14. Opracowanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Gminy Zawadzkie oraz nadzór nad jej realizacją.
15. Udział w opracowaniu Lokalnego Programu Rewitalizacji, jego zmianach oraz nadzór nad realizacją celów i zadań w zakresie rewitalizacji.
16. Realizacja zadań dotyczących funkcjonowania publicznego transportu zbiorowego oraz spraw dotyczących przystanków autobusowych i wiat przystankowych.
17. Redagowanie i skład gazety samorządowej.
18. Analiza rynku pracy pod względem zainteresowania zatrudnieniem na terenie gminy.

 

Wieloosobowe stanowisko ds. organizacji społecznych, kultury fizycznej, uzależnień i promocji gminy, w skład którego wchodzą stanowiska: ds. organizacji społecznych i promocji gminy oraz stanowisko ds. kultury fizycznej i uzależnień.

 

Do zadań realizowanych na stanowisku ds. organizacji społecznych i promocji gminy należy  w szczególności:

1. Realizacja zadań związanych z promocją gminy.
2. Współpraca z mediami, instytucjami i organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań mających na celu promocję gminy.
3. Współpraca z partnerami polskimi i zagranicznymi w zakresie promowania gminy.
4. Przygotowywanie uczestnictwa gminy w wystawach i targach.
5. Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendiów sportowych.
6. Prowadzenie całości spraw związanych ze współpracą gminy z organizacjami pozarządowymi.
7. Przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań dotyczących konkursów na zadania realizowane przez organizacje pozarządowe (stowarzyszenia), zgodnie z przepisami ustawowymi dotyczącymi działalności pożytku publicznego i wolontariatu.
8. Koordynowanie działań związanych z Odnową Wsi na terenach sołectw.
9. Nadzór merytoryczny nad gospodarką finansową sołectw w ramach budżetu gminy, na podstawie zatwierdzonych planów wydatków przez samorządy wiejskie.
10. Przyjmowanie i weryfikacja wniosków o przyznanie środków w ramach funduszu sołeckiego oraz o zmianę planu funduszu sołeckiego.

 

Do zadań realizowanych na stanowisku ds. kultury fizycznej i uzależnień należy w szczególności:

1. Prowadzenie rejestru instytucji kultury oraz współpraca z instytucjami kultury i jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie kultury fizycznej, turystyki i sportu.
2. Podejmowanie działań związanych z profilaktyką i przeciwdziałaniem uzależnieniom oraz analiza problemów alkoholowych i narkomanii na terenie gminy.
3. Prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii, w szczególności dla dzieci i młodzieży.
4. Kontrola placówek handlowych i gastronomicznych w zakresie zgodności sprzedaży napojów alkoholowych z obowiązującymi przepisami prawa na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
5. Wprowadzanie i udostępnianie danych z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
6. Wydawanie i cofanie zezwoleń (decyzji administracyjnych) na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych wraz z naliczaniem opłat oraz stwierdzanie ich wygaśnięcia.
7. Nadzór nad działalnością ognisk środowiskowych.
8. Organizowanie imprez sportowych i turystycznych.
9. Współpraca z organizacjami, stowarzyszeniami, placówkami oświatowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność w zakresie sportu i rekreacji.
10. Realizacja zadań dotyczących przyznania stypendiów sportowych, nagród i wyróżnień.
11. Współpraca w realizacji gminnych imprez sportowych przez inne podmioty oraz współpraca ze szkołami w zakresie realizacji zadań dotyczących kultury fizycznej.
12. Realizowanie zadań w zakresie programów Duża Rodzina 4+, Rodzina 3+, Senior 65+ oraz Opolskiej Karty Rodziny i Seniora.
13. Prowadzenie spraw z zakresu profilaktyki i ochrony zdrowia w gminie.
14. Podejmowanie działań wynikających z rozeznanych potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców gminy.

 

Do zadań realizowanych na stanowisku ds. gospodarki odpadami należy w szczególności:

1. Prowadzenie spraw z zakresu utrzymania czystości i porządku, w tym spraw związanych z organizacją systemu gospodarowania odpadami komunalnymi na terenie gminy.
2. Nadzorowanie gospodarowania odpadami komunalnymi, w tym realizacji zadań powierzonych podmiotom odbierającym odpady komunalne od właścicieli nieruchomości.
3. Udostępnianie na stronie internetowej gminy oraz w sposób zwyczajowo przyjęty informacji o realizacji zadań w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi, zgodnie z ustawą o utrzymaniu czystości i porządki w gminach.
4. Sprawowanie nadzoru nad wykonaniem obowiązku utrzymania czystości na chodnikach.
5. Koordynacja i prowadzenie zadań związanych z rejestrowaniem działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz przyjmowanie i dokonywanie analizy sprawozdań od przedsiębiorców odbierających odpady komunalne.
6. Sprawowanie nadzoru i kontroli podmiotów odbierających odpady  komunalne wpisanych do rejestru pod względem przestrzegania przepisów prawa oraz spełniania stawianych wymagań.
7. Sprawowanie kontroli przestrzegania i stosowania przepisów ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.
8. Zapewnienie identyfikacji wszystkich właścicieli nieruchomości zobowiązanych do ponoszenia opłat za gospodarowanie odpadami w gminie.
9. Monitoring prawidłowości realizacji umowy na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych, przez przedsiębiorcę (zgodność z harmonogramem, odbiór odpadów z PSZOK, odbiór odpadów wielkogabarytowych, prawidłowość wystawianych sprawozdań kwartalnych oraz kart odpadów i realizacji pozostałych obowiązków wynikających z umowy).
10. Prowadzenie postępowań związanych z usuwaniem odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich magazynowania i składowania.
11. Realizacja zadań dotyczących utworzenia stacjonarnego punktu selektywnego zbierania odpadów komunalnych i nadzór nad jego funkcjonowaniem.
12. Realizowanie zadań związanych z utylizacją padłych zwierząt oraz nadzór nad postępowaniem ze zwłokami zwierzęcymi.
13. Realizacja ustawy o grobach i cmentarzach wojennych w zakresie organizowania i sprawowania opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi.

 

 

Do zadań realizowanych na samodzielnym stanowisku ds. komunalnych i mieszkaniowych należy w szczególności:

1. prowadzenie dokumentacji dotyczącej obiektów infrastruktury komunalnej będącej w zarządzie gminy;
2. wykonywanie obowiązków zarządcy obiektów gminnych nieprzekazanych gminnym jednostkom organizacyjnym w trwały zarząd;
3. prowadzenie spraw związanych z gospodarką mieszkaniową gminy, w tym ustalanie potrzeb w zakresie budownictwa mieszkaniowego oraz opracowywanie zasad gospodarowania gminnym zasobem mieszkaniowym;
4. nadzór nad działalnością zarządcy mieszkalnych budynków komunalnych oraz współpraca w realizacji zadań;
5. udział w procesie
6. załatwianie zgłaszanych przez mieszkańców spraw dotyczących stanu technicznego zasobów gminy;
7. opracowywanie analiz dotyczących kształtowania polityki czynszowej;
8. reprezentowanie gminy we wspólnotach mieszkaniowych;
9. nadzór nad realizacją zadań uwzględnionych w planach remontów i konserwacji w lokalach gminnych oraz budynkach stanowiących własność i współwłasność gminy;
10. przedkładanie do zatwierdzenia Burmistrzowi planów remontów i konserwacji budynków i lokali będących w gminnym zasobie nieruchomości;
11. przyjmowanie zgłoszeń dotyczących usterek technicznych i awarii w budynkach stanowiących mienie Gminy i lokalach wynajmowanych;
12. ocena i zlecanie niezbędnych napraw, usuwania usterek technicznych i awarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz wewnętrznymi uregulowaniami w zakresie utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej;
13. sprawowanie nadzoru nad prawidłowym pozbywaniem się nieczystości ciekłych przez mieszkańców oraz ich odbioru;
14. realizacja zadań z zakresu wydawania przedsiębiorcom zezwoleń na odbieranie i transport nieczystości ciekłych oraz kontrola ich działalności;
15. prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych i przekazywanie rzetelnych informacji w tym zakresie uprawnionym podmiotom;
16. prowadzenie ewidencji zezwoleń Burmistrza na prowadzenie działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych;
17. realizacja zadań dotyczących spraw związanych z gospodarowaniem ściekami bytowymi na obszarach nieobjętych systemem kanalizacji zbiorczej;
18. realizowanie uprawnień służących egzekwowaniu od właścicieli nieruchomości prawidłowej eksploatacji zbiorników bezodpływowych;
19. realizacja zadań w zakresie wyposażenia aglomeracji w systemy kanalizacji zbiorczej
    i oczyszczalnie ścieków komunalnych oraz współpraca z
20. udział w wyznaczaniu obszaru i granic aglomeracji z uwzględnieniem systemu kanalizacji zbiorczej;
21. nadzór i współpraca przy zgłaszaniu inwestycji do Krajowego Programu Oczyszczania Ścieków Komunalnych;
22. nadzór i organizacja prac interwencyjnych i publicznych;
23. sprawowanie nadzoru nad cmentarzem komunalnym;
24. utrzymanie komunalnych terenów zielonych;
25. wymiana, remont i naprawa ławek;
26. utrzymanie gminnych placów zabaw dla dzieci i urządzeń do rehabilitacji ruchowej;

 

Do zadań realizowanych na samodzielnym stanowisku ds. dróg i inwestycji należy w szczególności:

1. realizacja zadań dotyczących dróg i mostów na terenie gminy;
2. realizacja zadań w zakresie zarządu drogami stanowiącymi własność gminy, w tym zadań zarządcy dróg gminnych określonych w przepisach o drogach publicznych;
3. dokonywanie kontroli dróg i mostów na terenie gminy i ustalenie zakresu remontów dróg i mostów gminnych oraz przygotowywanie dokumentacji technicznej niezbędnych do wykonania remontów;
4. planowanie budowy nowych dróg;
5. konserwacja, naprawa, wymiana oznakowania;
6. realizacja zadań w zakresie załatwiania spraw dotyczących planowania, realizacji i utrzymania oświetlenia miejsc publicznych i dróg stanowiących własność gminy;
7. przygotowanie planu odśnieżania dróg gminnych, przygotowanie procedury ofertowej dot. odśnieżania dróg gminnych, czuwanie nad prawidłowym odśnieżaniem, oraz zabezpieczenie środków w budżecie gminy na te zadania;
8. opiniowanie projektów organizacji ruchu drogowego;
9. załatwianie spraw w zakresie oznakowania dróg i ulic włącznie z tablicami nazw ulic i nazwy miejscowości;
10. wydawanie zezwoleń na zajęcia pasa drogowego, na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem, utrzymaniem i ochroną dróg;
11. orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia;
12. wydawanie zezwoleń na przejazdy pojazdów nienormatywnych;
13. prowadzenie ewidencji sieci dróg gminnych i mostów;
14. utrzymywanie współpracy z zarządcami dróg powiatowych i wojewódzkich, przebiegających przez teren gminy;
15. nadzór nad realizacją zadań zleconych zewnętrznym wykonawcom w zakresie spraw drogowych, w tym należytego utrzymania i ochrony dróg gminnych;
16. sprawowanie kontroli nad terminowością i jakością wykonywanych remontów dróg oraz w zakresie zgodności z zasadami wiedzy technicznej, zakresem robót i zgodności wbudowywanych materiałów drogowych;
17. udział w dokonywaniu odbiorów technicznych wykonywanych robót oraz rozliczaniu finansowym nadzorowanych robót drogowych;
18. nadzorowanie robót drogowych w zakresie bieżącego utrzymania, wykonywanych siłami własnymi Urzędu.
19. udział w przekazywaniu placów budów i w odbiorach robót budowlanych;
20. bieżąca kontrola stanu technicznego gminnych obiektów budowlanych;
21. udział w przygotowaniu wniosków i realizacja projektów współfinansowanych ze środków krajowych i Unii Europejskiej w części związanej z budową, przebudową czy remontem;
22. przygotowywanie, koordynowanie i rozliczanie zadań inwestycyjnych i remontowych;
23. bezpośrednia współpraca z osobami biorącymi udział w przygotowaniu inwestycji, realizacji i rozliczeniu prac budowlano-remontowych;
24. prowadzenie spraw związanych z odbiorem technicznym inwestycji gminnych;
25. pełnienie funkcji inwestora w zadaniach inwestycyjnych i remontowych obejmujących roboty budowlane i prace projektowo-kosztorysowe ujęte w budżecie gminy;
26. opracowywanie kosztorysów inwestorskich i przedmiarów robót;
27. przygotowywanie projektów umów w sprawach zamówień na roboty budowlane, usługi projektowe oraz na usługi w zakresie pełnienia funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego;
28. sporządzanie planów rozbiórek budynków, bądź wyłączenia z użytkowania budynków z uwagi na zły stan techniczny;
29. przygotowywanie dokumentacji technicznej do realizacji zadań inwestycyjnych, remontowych i budowlanych oraz rozbiórek;
30. załatwianie zgłaszanych przez mieszkańców spraw dotyczących stanu technicznego zasobów gminy;
31. nadzorowanie  realizacji zadań inwestycyjnych;
32. weryfikacja projektów budowlanych;
33. prowadzenie spraw związanych z przeglądem, gwarancją i rękojmią realizowanych robót budowlanych;
34. uczestniczenie w przeglądach budynków w celu ustalenia priorytetów przy opracowywaniu planów remontowych (budowlanych) i inwestycyjnych;

 

 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw oświaty i wychowania należy w szczególności:

1. Nadzór nad przygotowywaniem projektów organizacji szkół i przedszkoli przez kierowników jednostek organizacyjnych.
2. Przygotowywanie i obsługa postępowań konkursowych na stanowiska dyrektorów szkół i przedszkoli, dla których gmina jest organem prowadzącym.
3. Prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem nauczycieli za osiągnięcia w zakresie realizowanych zadań.
4. Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli szkół i przedszkoli.
5. Dokonywanie analizy i przedkładanie do zatwierdzenia Burmistrzowi arkuszy organizacyjnych gminnych szkół i przedszkoli oraz zmian organizacji pracy jednostek organizacyjnych oświaty w ciągu roku szkolnego.
6. Przygotowywanie oceny pracy dyrektorów szkół i przedszkoli.
7. Prowadzenie ewidencji obowiązku nauki oraz jego egzekwowanie.
8. Obsługa administracyjna i koordynacja prowadzonych konkursów przedmiotowych na szczeblu gminnym.
9. Planowanie, organizowanie i rozliczanie zadań związanych z dowozem uczniów do szkół i przedszkoli.
10. Obsługa administracyjna spraw związanych z lokalami mieszkalnymi dla nauczycieli na terenie gminy.
11. Sprawowanie nadzoru nad placówkami oświatowymi z ramienia organu prowadzącego w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
12. Udostępnianie informacji o przygotowanej liczbie miejsc w placówkach wychowania przedszkolnego i warunkach realizacji tej opieki w ramach sprawowanego zastępstwa.
13. Sprawowanie kontroli procesu rekrutacji do publicznych przedszkoli.
14. Sprawowanie nadzoru administracyjnego nad działalnością placówek oświatowych.
15. Współpraca z dyrektorami placówek oświatowych w zakresie realizacji obowiązku szkolnego i nauki.
16. Organizowanie spotkań i narad z dyrektorami placówek oświatowych oraz zapewnienie przepływu bieżących informacji o aktualnych problemach oświatowych, a w szczególności dotyczących nowych unormowań prawnych.
17. Opracowywanie informacji o stanie przygotowań do rozpoczęcia roku szkolnego.

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw obsługi biura Rady Miejskiej należy w szczególności:

1.Organizacyjne przygotowanie wyborów, spisów powszechnych i referendów, wyborów do jednostek pomocniczych Gminy oraz wyboru ławników sądowych
2.Przygotowanie i obsługa sesji, komisji stałych i doraźnych, klubów radnych oraz spotkań radnych z wyborcami, a także prowadzenie dokumentacji pracy Rady i jej organów.
3.Przekazywanie treści uchwał Rady Burmistrzowi, Wojewodzie, komórkom organizacyjnym Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym Gminy.
4.Prowadzenie rejestru i zbioru interpelacji, zapytań i wniosków radnych, rejestru i zbioru protokołów z posiedzeń Rady i jej Komisji oraz zbioru i rejestru uchwał Rady
5. Zapewnienie ogłaszania w dzienniku urzędowym, prasie i na tablicach ogłoszeń uchwał Rady podlegających ogłoszeniu.
6.Wykonywanie czynności związanych z obowiązkiem składania przez radnych oświadczeń majątkowych, wynikającym z przepisów ustawy o samorządzie gminnym.
7.Organizacja załatwiania skarg, wniosków i petycji należących do właściwości Rady.
8.Prowadzenie i udostępnianie do powszechnego wglądu rejestru przepisów gminnych.
9.Przygotowywanie i przechowywanie dokumentacji w sprawie nadania tytułu Honorowego Obywatela Gminy Zawadzkie oraz Zasłużonego dla Gminy Zawadzkie.
10.Prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem, organizowaniem i przeprowadzaniem konsultacji społecznych.
11.Przesyłanie uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Opolskiego.
12.Publikacja uchwał Rady, aktów prawa miejscowego ich tekstów jednolitych i ujednoliconych oraz protokołów posiedzeń Rady i komisji w Biuletynie Informacji Publicznej.

 

 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw organizacyjnych i obsługi sekretariatu należy w szczególności:

 

1.Obsługa administracyjno-biurowa Burmistrza i sekretariatu.
2.Obsługa poczty elektronicznej Urzędu oraz prowadzenie wykazu pism przychodzących i wychodzących.
3.Kompletowanie wewnętrznych aktów prawnych oraz prowadzenie rejestrów i zbiorów: zarządzeń, upoważnień i pełnomocnictw, umów, porozumień, ugód oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
4.Przygotowywanie upoważnień, pełnomocnictw dla kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
5.Prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji, skarg i wniosków należących do kompetencji Burmistrza oraz prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz rejestru petycji.
6.Prowadzenie księgi kontroli przeprowadzanych w Gminie i Urzędzie.
7.Organizacja spotkań, narad oraz uroczystości lokalnych i państwowych organów Gminy z organizacjami, stowarzyszeniami, związkami zawodowymi oraz mieszkańcami Gminy.
8.Przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Sekretarza oraz sporządzanie protokołów ze spotkań.
9.Prowadzenie kancelarii Urzędu, a w szczególności ewidencja korespondencji przychodzącej, jej rozdział, wprowadzenie do programu komputerowego oraz przygotowanie do wysyłki korespondencji wychodzącej, w tym także w wersji elektronicznej, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną.
10.Prowadzenie spraw dotyczących dostępu do informacji publicznej i prowadzenie rejestru udzielonych informacji publicznych oraz nadzór nad terminowym rozpatrywaniem wniosków o udostępnianie informacji publicznej przez poszczególne komórki organizacyjne.
11.Publikowanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej.
12.Nadzór nad terminowym realizowaniem (zatwierdzaniem) spraw przez poszczególne komórki organizacyjne zgodnie z obsługiwanym programem do obiegu dokumentów.
13.Zamieszczanie i udostępnianie informacji na tablicy ogłoszeń Urzędu zgodnie z wymogami i przepisami prawa oraz aktualizacja tablic ogłoszeń.
14.Rozdział prasy i innych wydawnictw fachowych.
15.Prowadzenie spraw związanych z członkostwem w związkach gmin.
16.Organizowanie przyjmowania i załatwiania spraw interesantów zgłaszających się do Burmistrza.
17.Prowadzenia spraw związanych z poświadczeniem własnoręczności lub autentyczności podpisów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
 

 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw kadr i archiwizacji akt należy w szczególności:

1.Przygotowanie i prowadzenie na bieżąco dokumentacji kadrowej oraz archiwizowanie akt osobowych.
2.Sporządzanie umów o pracę, wypowiedzeń umów o pracę, wystawianie świadectw pracy i innych dokumentów.
3.Dokonywanie analizy zatrudnienia i planowania zatrudnienia, sporządzanie sprawozdań i analiz.
4.Realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych, dotyczących ustalania wynagrodzenia, prawa do dodatków stażowych, nagród jubileuszowych oraz ustalania prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia.
5.Prowadzenie i nadzór nad ewidencją czasu pracy.
6.Prowadzenie rejestru poleceń wyjazdu służbowego dla pracowników Urzędu oraz rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych.
7.Prowadzenie wszelkich spraw związanych z zapewnieniem profilaktycznej opieki lekarskiej pracownikom.
8.Nadzór nad dopilnowaniem terminów szkoleń BHP i przeciwpożarowych, prowadzenie ewidencji przydzielanych środków BHP.
9.Sporządzanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę, rentę oraz świadczenie rehabilitacyjne przez pracowników Urzędu i kadrę kierowniczą jednostek organizacyjnych Gminy.
10.Prowadzenie całokształtu spraw z zakresu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
11.Prowadzenie spraw osobowych kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
12.Opracowanie Regulaminu Pracy, Regulaminu wynagradzania, Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze oraz zmian do regulaminów.
13.Wprowadzanie i aktualizacja danych w systemie Płatnik oraz programie kadry-płace.
14.Organizowanie i udział w przeprowadzaniu konkursów na stanowiska urzędnicze w Urzędzie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
15.Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem, kształceniem i doskonaleniem zawodowym pracowników oraz prowadzenie całości dokumentacji w tym zakresie.
16.Kontrola dyscypliny pracy, w tym prowadzenie spraw związanych z naruszeniem dyscypliny pracy.
17.Wykonywanie czynności związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych.
18.Pełnienie obowiązków archiwisty oraz prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu.
 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw administracyjno-gospodarczych należy w szczególności:

 

1.  Przygotowywanie projektów umów cywilno-prawnych w zakresie wykonywanych na stanowisku zadań.

2. Gospodarowanie budynkiem Urzędu oraz lokalami biurowymi i salą obrad, w tym dbałość o odpowiedni stan techniczny budynków, utrzymanie czystości i porządku, ochronę i zabezpieczenie mienia oraz nadzór nad remontami budynków.

3. Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do powierzenia mienia pracownikom oraz przygotowywanie spisu inwentarza wszystkich pomieszczeń Urzędu.

4. Sporządzanie dokumentów OT, PT, MT, LT i trwałe oznakowywanie numerami inwentarzowymi środków trwałych i wyposażenia Urzędu oraz prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją mienia Urzędu.

5. Przygotowywanie propozycji likwidacji środków trwałych i wyposażenia w celu przedstawienia ich Burmistrzowi i uzyskania zgody na likwidację środka trwałego oraz uzyskanie ekspertyz na proponowane do likwidacji środki trwałe.

6. Dbałość o sprawne funkcjonowanie urządzeń technicznych urzędu poprzez nadzór nad prawidłową eksploatacją tych urządzeń oraz o konserwację kserokopiarek oraz innego sprzętu i urządzeń.

7. Gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, zabezpieczenie mienia oraz organizacja ochrony budynku Urzędu.

8. Zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, zakup materiałów i pomocy biurowych.

9. Prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism fachowych oraz analizowanie potrzeb w tym zakresie.

10. Prowadzenie spraw najmu, dzierżawy i innych form użytkowania powierzchni urzędu oraz planowanie i realizacja remontów (inwestycji) związanych z utrzymaniem budynków administracji z wyposażeniem.

11. Prowadzenie spraw związanych z obsługą prawną urzędu (umowy i faktury).

12. Gospodarka pieczęciami urzędowymi i prowadzenie ich rejestru.

13. Prowadzenie spraw związanych ubezpieczeniem mienia Gminy i udział w likwidacji szkód majątkowych przy współpracy komórek merytorycznych.

14. Dbanie o sprzęt przeciwpożarowy, urządzenia odgromowe i alarmowe, klucze od wyjść ewakuacyjnych i pomieszczeń urzędu oraz wyposażenie pomieszczeń Urzędu w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, znaki ewakuacyjne i ochrony przeciwpożarowej w porozumieniu ze specjalistą ds. ochrony ppoż.

15. Utrzymywanie należytego ładu i porządku w budynku Urzędu i przynależnego terenu z uwzględnieniem wymagań dotyczących gospodarki odpadami.

16. Zabezpieczenie obsługi centrali telefonicznej, analiza kosztów i kontrola rozliczeń za połączenia z telefonów stacjonarnych i komórkowych, prowadzenie ewidencji użytkowników telefonów.

17. Zlecanie niezbędnych przeglądów budynków Urzędu i instalacji zgodnie z przepisami prawa budowlanego oraz dbanie o utrzymanie budynku Urzędu w należytym stanie technicznymi kompletowanie dokumentacji technicznej z uwzględnieniem dokonywanych zmian.

18. Prowadzenie bieżącej analizy kosztów funkcjonowania urzędu oraz podejmowanie działań zmierzających do racjonalnego i oszczędnego gospodarowania powierzonym mieniem i środkami finansowymi przeznaczonymi na funkcjonowanie urzędu.

19. Współpraca w realizacji prac porządkowo-gospodarczych wykonywanych przez pracowników interwencyjnych i publicznych oraz nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku oraz posesji Urzędu.

 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku do spraw obsługi informatycznej należy w szczególności:

 

1.Zajmowanie się wszelkimi sprawami dotyczącymi zabezpieczenia Urzędu pod względem informatycznym oraz dotyczącym informatyzacji Urzędu.
2.Pełnienie obowiązków Administratora Systemu Informatycznego - zarządzanie systemem informatycznym Urzędu.
3.Analiza zasobów sprzętu komputerowego i oprogramowania, formułowanie wniosków w zakresie ich wymiany lub uzupełnienia.
4.Planowanie i dokonywanie zakupów materiałów eksploatacyjnych do sprzętu komputerowego pracującego w Urzędzie oraz ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania i sieci teleinformatycznej.
5.Zapewnienie usług gwarancyjnych oraz serwisu sprzętu i oprogramowania.
6.Administrowanie siecią informatyczną urzędu oraz serwerem poczty elektronicznej i zapewnienie łączności elektronicznej Urzędu.
7.Przydzielanie uprawnień użytkownikom oraz zmiana haseł dostępu.
8.Nadzór nad serwerownią oraz archiwizowanie i zabezpieczanie baz danych i komputerów przed wirusami oraz przed dostępem osób nieuprawnionych.
9.Sprawowanie nadzoru nad ważnością licencji na oprogramowania, zabezpieczanie przestrzegania prawa autorskiego przy stosowaniu programów komputerowych oraz nadzoru nad legalnością stosowanego oprogramowania i właściwego zabezpieczenia danych gromadzonych w urzędzie przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych (archiwizacja danych, kontrola antywirusowa itp.).
10.Administrowanie i nadzór nad dokonywaniem czynności prawnych w Internecie, związanych z infrastrukturą klucza publicznego (podpisu elektronicznego) oraz zakup i przedłużanie ważności certyfikatów kwalifikowanych.
11.Konfigurowanie sprzętu pod kątem potrzeb stanowisk pracy i w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
12.Współpraca przy tworzeniu nowych aplikacji z ich wykonawcą oraz ulepszanie i wprowadzanie uzupełnień do użytkowanych programów.
13.Szkolenie pracowników z zakresu obsługi programów komputerowych stosowanych w Urzędzie oraz udzielenie pomocy w zakresie obsługi sprzętu komputerowego i programów stosowanych na stanowiskach pracy.
14.Nadzorowanie realizacji inwestycji z zakresu rozbudowy sieci komputerowych.
15.Opracowywanie wniosków mających na celu pozyskiwanie środków pieniężnych ze źródeł krajowych jak i unijnych związanych z informatyzacją Urzędu i Gminy.
16.Obsługa techniczna i programowa serwera obsługującego stronę internetową Urzędu oraz serwera obsługującego Biuletyn Informacji Publicznej oraz prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Urzędu.
17.Prowadzenie strony internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu oraz zamieszczanie informacji publicznej zgodnie z przepisami prawa, wewnętrznymi regulacjami oraz bieżąca aktualizacja zamieszczonych informacji.
18.Wykonywanie bieżącej obsługi urządzeń informatycznych oraz napraw i konserwacji sprzętu komputerowego.
19.Prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem w Urzędzie elektronicznego obiegu dokumentów oraz podpisu elektronicznego.
20.Nadzór i zabezpieczenie funkcjonowania elektronicznych rejestrów publicznych oraz systemów teleinformatycznych w Urzędzie.
21.Obsługa centrali telefonicznej.

 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku ds. kontroli wewnętrznej należy w szczególności:

 

1.Kontrola prawidłowości wykonywanych zadań należących do zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych.
2.Opracowywanie rocznych planów kontroli wewnętrznej oraz ich aktualizacja, a także opracowywanie programów kontroli oraz przeprowadzanie czynności kontrolnych, w tym także kontroli doraźnych.
3. Rzetelne dokumentowanie całego procesu kontroli, przechowywanie dokumentacji zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, przygotowanie protokołu kontroli i wystąpienia pokontrolnego oraz nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych.
4.Prowadzenie rejestru wydanych upoważnień do przeprowadzenia kontroli oraz rejestru przeprowadzonych kontroli.
5.Sporządzanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych.
6.Udzielanie wyjaśnień w ramach przeprowadzanych w jednostce kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, sprawowanie nadzoru nad realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych z kontroli wewnętrznej i kontroli zewnętrznych oraz współpraca z zewnętrznymi instytucjami przeprowadzającymi kontrolę w Urzędzie.
7.Przechowywanie dokumentacji z kontroli przeprowadzonych przez organy zewnętrzne oraz korespondencji z nią związanej.
8.Zamieszczanie w Biuletynie Informacji Publicznej protokołów kontroli zewnętrznych i innych wymaganych dokumentów z postępowania kontrolnego zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.
9.Redagowanie odpowiedzi do zewnętrznych organów kontroli w związku z prowadzonymi przez nie kontrolami, na podstawie pisemnych projektów odpowiedzi, sporządzonych przez merytorycznie odpowiedzialne komórki organizacyjne/samodzielne stanowiska oraz gminne jednostki organizacyjne.
10.Współpraca z komórkami merytorycznymi w zakresie przeprowadzania kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych.
11.Wskazanie osób odpowiedzialnych za ujawnione nieprawidłowości i uchybienia oraz zakresu tej odpowiedzialności.
12.Opracowanie projektów zawiadomień do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.
13.Pełnienie funkcji koordynatora ds. kontroli zarządczej oraz wdrażanie i nadzór nad funkcjonowaniem adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.
14.Wykonywanie wszelkich zadań w zakresie nadzoru właścicielskiego Gminy nad spółką komunalną.

 

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku ds. rozliczania jednostek szkolnych należy w szczególności:

1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją budżetu przez szkoły i przedszkola, w tym weryfikacja zgłaszanych potrzeb, sporządzanie zbiorczych projektów planów rzeczowo-finansowych, współpraca z jednostkami w zakresie ostatecznego kształtu i realizacji budżetu poszczególnych gminnych jednostek oświatowych.
2. Sporządzanie zbiorczych sprawozdań półrocznych i rocznych z wykonania budżetu szkół i przedszkoli z terenu Gminy oraz zadań realizowanych na stanowisku.
3.Analizowanie dochodów i wydatków związanych z utrzymaniem gminnych jednostek oświatowych.
4.Weryfikacja i analiza wydatków związanych z wynagradzaniem pracowników gminnych jednostek oświatowych, analiza średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, w tym: obliczanie dodatków uzupełniających, sporządzanie sprawozdań i obsługa merytoryczna zadania.
5. Realizowanie zadań w zakresie opieki nad dziećmi do lat 3.
6.Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem i kontrolą wykorzystania oraz rozliczeniem dotacji celowych na zadania oświatowe.
7.Współpraca z Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie realizacji programu rządowego „Pomoc Państwa w zakresie dożywiania”.
8. Prowadzenie gminnej bazy danych Systemu Informacji Oświatowej, sprawdzanie kompletności, poprawności danych przekazywanych przez dyrektorów gminnych jednostek oświatowych oraz przekazywanie danych Opolskiemu Kuratorowi Oświaty w terminach określonych przepisami prawa.
9.Przeprowadzanie analizy części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez Gminę oraz wnioskowanie o dodatkowe środki pochodzące z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej.
10. Prowadzenie spraw w zakresie doradztwa i doskonalenia zawodowego nauczycieli, w tym zabezpieczania środków, przygotowywanie planów, analiza sprawozdań oraz obsługa merytoryczna zadania.
11.Współudział w pozyskiwaniu środków ze źródeł zewnętrznych w szczególności w ramach programów pomocowych i funduszy strukturalnych Unii Europejskiej w zakresie oświaty.
12.Realizacja zadań związanych z refundacją kosztów praktycznej nauki zawodu pracowników młodocianych, dla pracodawców i rzemieślników realizujących kształcenie zawodowe.
13.Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych.
14.Realizacja zadań związanych z naliczaniem subwencji oświatowej.
15.Opracowywanie planów rzeczowo-finansowych dotyczących zadań realizowanych na zajmowanym stanowisku, stanowiących materiał cząstkowy do opracowania projektu budżetu Gminy.

 

Do zadań realizowanych na Samodzielnym stanowisku ds. obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i ochrony przeciwpożarowej należy w szczególności:

 

1.Planowanie zadań obrony cywilnej poprzez opracowanie i bieżącą aktualizację planu obrony cywilnej Gminy, w tym także prowadzenie i koordynowanie spraw dotyczących obrony Urzędu.
2.Wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem stanowiska Szefa Obrony Cywilnej Gminy oraz zapewnienie warunków do uruchomienia i pracy tego stanowiska.
3.Dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej.
4.Opracowywanie projektów aktów prawa miejscowego dotyczących obrony cywilnej, w tym przygotowywanie zarządzeń i wytycznych Szefa Obrony Cywilnej Gminy dotyczących wykonywania zadań obrony cywilnej przez wyznaczone podmioty na terenie Gminy oraz współdziałanie z nimi w tym zakresie.
5.Wykonywanie zadań związanych z formowaniem, organizowaniem i prowadzeniem szkolenia organów kierowania oraz formacji obrony cywilnej.
6.Organizowanie i nadzorowanie bazy magazynowej obrony cywilnej oraz planowanie i realizacja logistycznego zabezpieczenia działań obrony cywilnej poprzez zaopatrzenie w sprzęt, umundurowanie i środki.
7.Organizacja współdziałania uczestników przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej w Gminie poprzez ustalanie zadań instytucjom, podmiotom gospodarczym i innym jednostkom organizacyjnym działającym na terenie Gminy.
8.Wdrożenie i zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu wykrywania i alarmowania, systemu alarmowania i ostrzegania mieszkańców oraz upowszechnianie wiedzy i informacji o działaniu obrony cywilnej.
9.Nakładanie w drodze decyzji obowiązku świadczeń osobistych i świadczeń rzeczowych w czasie pokoju, w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny oraz prowadzenie ewidencji wykonywanych świadczeń.
10.Opracowywanie, uaktualnianie dokumentacji dotyczącej organizacji stałego dyżuru.
11.Realizacja zadań wynikających z ustawy o zarządzaniu kryzysowym i ustawy o stanie klęski żywiołowej i prowadzenie spraw w zakresie zarządzania kryzysowego, w tym monitorowanie zagrożeń występujących na obszarze Gminy związanych z rozwojem cywilizacyjnym lub siłami natury oraz programowanie procesu zapobiegania tym zagrożeniom.
12.Opracowanie, uzgadnianie i aktualizacja Planu Zarządzania Kryzysowego i planu reagowania kryzysowego z ich bieżąca aktualizacją oraz organizowanie posiedzeń zespołu reagowania kryzysowego.
13.Zapewnienie współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych na terenie Gminy w zakresie zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom środowiska oraz zwalczania i usuwania ich skutków.
14.Wykonywanie czynności związanych z przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej, w tym prowadzenie rejestru i ewidencji osób podlegających kwalifikacji wojskowej.
15.Realizacja zadań związanych z doręczaniem kart powołania żołnierzom rezerwy w trybie akcji kurierskiej oraz prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem pracowników Urzędu do pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.
16.Organizowanie i przygotowanie systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym
17.Przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym.
18.Przygotowanie i zapewnienie sprawnego działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz łączności współdziałania i systemu wykrywania skażeń.
19.Opracowanie, uzgadnianie i aktualizacja planu ewakuacji ludności, w tym także na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia oraz opracowanie i aktualizacja planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego.
20.Współpraca z jednostkami Ochotniczych Straży Pożarnych i Zarządem Miejsko-Gminnym Związku OSP RP w Zawadzkiem oraz nadzór nad użytkowaniem obiektów strażnic OSP.
21.Wykonywanie czynności administracyjnych związanych z organizowaniem na terenie Gminy zgromadzeń publicznych oraz przygotowywanie decyzji o zakazie zgromadzenia publicznego.
22.Przygotowanie zezwoleń na organizację imprez masowych, imprez artystycznych i rozrywkowych oraz nadzór nad ewidencją zgłoszeń.

 

Do zadań i kompetencji Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych i Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy w szczególności:

 

1.Zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne.
2.Zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka.
3.Zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu oraz prowadzenie dokumentacji ewidencyjno – sprawozdawczej związanej z ochroną informacji niejawnych.
4.Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji oraz prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych.
5.Opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego oraz nadzór nad jego realizacją.
6.Prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających.
7.Podejmowanie działań wyjaśniających w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów.
8.Nadzór nad funkcjonowaniem w Urzędzie kancelarii niejawnej.
9.Realizowanie zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
10.Nadzór nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe oraz kontrola przebywających w nich osób.
11.Nadzór nad zapewnieniem awaryjnego zasilania komputerów oraz innych urządzeń mających wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania danych oraz nad naprawami, konserwacją i likwidacją urządzeń komputerowych, na których zapisane są dane osobowe.
12.Nadzór nad obiegiem oraz przechowywaniem dokumentów zawierających dane osobowe generowane przez system informatyczny.
13.Nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych i ich rejestrowanie oraz organizowanie i przeprowadzanie szkoleń w zakresie ochrony danych osobowych.
14.Kontrolowanie pracowników i innych osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych pod względem ochrony danych.
15.Prowadzenie rejestru udostępnionych danych osobowych oraz nadzór nad przekazywaniem danych osobowych instytucjom uprawnionym do ich otrzymywania.
16.Tworzenie, prowadzenie i wdrażanie w urzędzie dokumentów regulujących problematykę bezpieczeństwa danych osobowych.
17.Wykonywanie innych zadań określonych w Polityce Bezpieczeństwa.
18.Podejmowanie działań w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, w tym przywrócenie stanu prawidłowego, zidentyfikowanie przyczyn i przedstawienie ich Burmistrzowi.
19.Sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych.
20.Nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, oraz przestrzegania zasad w niej określonych.
21.Prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, zawierającego nazwę zbioru oraz informacje określone w ustawie o ochronie danych osobowych.

 

Uwaga: Struktura organizacyjna oraz szczegółowe zadania poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk zostały określone w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zawadzkiem wprowadzonym zarządzeniem Burmistrza Zawadzkiego.